Co-auteur: François Jobin, directeur principal, Performance
Enjeux typiques liés à la planification de la demande et des opérations (PDO)
Nombreuses sont les stratégies ambitieuses et innovantes ainsi que les initiatives créatives et inspirantes dans les organisations. Pourtant, combien de fois le résultat obtenu ne correspond-il pas à l’idée de départ? N’est-il pas fréquent d’entendre les phrases suivantes?
- Ce nouveau produit correspond aux attentes du marché, mais il est impossible de s’en procurer dans des délais raisonnables.
- Nous avons des quantités importantes de produits A, mais nous connaissons des ruptures de stock majeures pour le produit B, qui fait l’objet d’une promotion.
- Nous voulions lancer un nouveau produit à l’automne, mais le lancement a été reporté à l’hiver par manque de capacité interne et à cause de problèmes d’approvisionnement.
De telles situations découlent généralement d’un manque d’attention à long terme et d’une mauvaise intégration des différents volets de la planification opérationnelle. Il peut toutefois s’avérer complexe d’intégrer les différents processus de planification permettant de cibler les perturbations et occasions favorables à venir.
Une planification robuste de la demande et des opérations permet de répondre aux questions fondamentales suivantes :
- De quelle façon souhaitons-nous traiter les demandes des clients?
- Quelle visibilité aurons-nous sur notre volume d’affaires anticipé?
- Quelles sont les stratégies de gestion des stocks envisageables?
- Quelle sera la capacité requise pour répondre à la demande?
- De quelle façon nos approvisionnements seront-ils déclenchés?
- Dans quelle séquence les opérations devront-elles être effectuées?
Il s’agit là des essentiels permettant de transformer une stratégie ou une initiative en réalité opérationnelle.
Intérêt grandissant envers la planification opérationnelle
Au cours des dernières années, Createch a observé chez ses clients un intérêt grandissant à l’égard de la performance de leurs processus de PDO. Nous l’expliquons par le coût grandissant des erreurs liées à ces processus. Autrefois, une planification non optimisée pouvait être palliée par des heures supplémentaires ou des embauches massives. Aujourd’hui, la plupart des organisations font face à une pénurie de main-d’œuvre qui les empêche d’avoir recours à cette méthode. Les erreurs de planification se soldent désormais souvent en ventes perdues.
La planification, une tour de contrôle
On peut voir la planification de la demande et des opérations comme la tour de contrôle de la chaîne d’approvisionnement de l’entreprise.
Cette tour de contrôle doit permettre une visibilité étendue allant de la demande du client jusqu’à la livraison du produit ou du service. La clé de la réussite réside dans l’intégration des intervenants en planification et d’arrimer leurs activités pour que la livraison à moindre coût soit effectuée selon les attentes du client, de façon efficiente.
Crédit photo : logiciel Visio, suite Office
La solution semble simple, mais la mettre en pratique nécessite de la rigueur, des efforts et de la précision à long, à moyen et à court terme.
Intégrer les processus de planification et élargir les horizons
L’exemple d’une planification de voyage peut permettre de bien comprendre les différents niveaux de la planification des opérations.
Lorsqu’on planifie un voyage, il n’est pas nécessaire de connaître les prévisions météorologiques quotidiennes qui auront cours pendant l’escapade. On souhaite plutôt se faire une idée du budget, des dates de départ et des activités intéressantes à faire. Plus on se rapprochera du moment espéré, plus on voudra raffiner nos plans. Sur place, on prendra connaissance de la météo afin de rectifier le plan initial et ainsi maximiser ce précieux temps de vacances.
La majorité des entreprises de fabrication et de distribution concentrent leurs efforts de PDO à court terme; elles sont très peu nombreuses à s’engager dans des processus à long terme. Une planification ayant accès à un vaste horizon permet d’agir proactivement sur les enjeux à long terme afin de stabiliser le plus possible les opérations à court terme. La mise en place de processus performants aux différents niveaux de planification engendrera une efficience opérationnelle améliorée. Parmi ces niveaux de planification, on retrouve les suivants.
Planification de la demande : prévoir la demande selon diverses stratégies adaptées à la vélocité et à la variabilité de la demande des produits offerts par l’entreprise.- Planification industrielle et commerciale (sales and operations planning) : établir un équilibre entre les objectifs du plan de ventes, du budget et de l’utilisation des capacités opérationnelles de l’entreprise.
- Planification de la production et gestion de la capacité : comprendre et maîtriser l’offre (la capacité de l’entreprise) et la demande afin d’arriver à élaborer un plan à moyen et à long terme satisfaisant les attentes projetées des clients.
- Planification des approvisionnements et gestion des stocks : déterminer les quantités optimales à garder en stock et les approvisionnements requis pour la réalisation du plan directeur de production.
- Ordonnancement : sous-contrainte de la capacité disponible à court terme, établir la séquence de production des articles maximisant l’efficience opérationnelle.
Recourir au capital humain et à la technologie pour améliorer les processus
La mise en place et l’amélioration des processus de PDO reposent sur la coordination de trois facteurs de réussite clés.
- Processus : intégration des meilleures pratiques, mise en place d’indicateurs de rendement.
- Personnes : définition des rôles et des responsabilités, mise en place de la formation, du coaching et de la gestion du changement.
- Technologies : alignement des données et des fonctionnalités soutenant les processus établis, soutien à l’utilisation des outils technologiques, processus de gouvernance des données de base.
Négliger une des trois parties de cet équilibre peut faire en sorte que les efforts d’amélioration tombent rapidement dans une des zones d’improductivité : aliénation des employés, frustration des employés ou chaos automatisé. L’image ci-dessous illustre ce concept. Il se peut que vos projets antérieurs plus ou moins réussis trouvent leur place dans le diagramme de Venn.
L’importance d’une démarche d’amélioration structurée
Pour mener à terme l’amélioration des activités de la PDO, une approche structurée est requise. L’objectif d’une telle démarche ne se résume pas à rédiger et à soumettre un rapport, mais plutôt à mettre en place les fondations d’un accompagnement structuré. Cet appui peut se manifester autant dans les analyses que dans la mise en place des processus futurs en considérant les aspects de main-d’œuvre, de productivité et de technologie.
Notre approche de réalisation repose sur les activités clés suivantes :
- Définir : définir et valider le contexte d’affaires et entamer une collecte de données.
- Mesurer : présenter les résultats des analyses de données et cartographier le processus actuel.
- Analyser : analyser le processus actuel à l’aide d’accélérateurs facilitant l’établissement des constats et des pistes d’amélioration, cibler les problématiques et déterminer les causes racines des problèmes.
- Améliorer : définir les principes directeurs, cartographier le processus futur, définir la stratégie de mise en œuvre.
- Contrôler : suivre la performance du processus.
D’autre part, cette même démarche s’intègre parfaitement à un contexte d’implantation technologique. Il s’avère effectivement efficace de bâtir une vision selon une analyse préalable, de cartographier les processus visés, et d’établir par la suite les prérequis technologiques qui guideront la sélection d’une solution.
Gains anticipés d’une planification intégrée de la demande et des opérations
La tâche qui attend les intervenants des processus de planification est de trouver l’équilibre entre trois objectifs conflictuels, et de les optimiser : l’efficience opérationnelle, le niveau de service à la clientèle et le contrôle des niveaux de stocks.
Même s’ils tendent généralement vers des directions opposées, ces trois axes de performance peuvent être optimisés par la mise en place de meilleures pratiques propres à chaque organisation, en acquérant les qualifications requises et en appuyant les processus liés à une technologie adaptée.
L’amélioration des activités de planification permet :
- D’effectuer des gains au niveau du service à la clientèle, que ce soit en évitant les ruptures de stock, en livrant dans les délais prescrits ou en réduisant les délais offerts aux clients;
- D’accroître la marge bénéficiaire de façon significative en optimisant les niveaux des stocks afin d’éviter les ventes au rabais visant à écouler les stocks excédentaires, ou en réduisant les coûts liés aux imprévus opérationnels tels que les heures supplémentaires ou les frais de transport additionnels;
- D’effectuer des gains de capacité par une utilisation optimisée des ressources disponibles, en améliorant la gestion des imprévus et en stabilisant le plan opérationnel; il s’agit là d’un élément clé dans le contexte actuel de pénurie de main-d’œuvre.
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