Le Lean Agile est une méthodologie qui fusionne les principes du Lean, orientés vers la réduction des gaspillages, et de l’Agilité, qui met l’accent sur la rapidité et la flexibilité dans la livraison de valeur. Ensemble, ces approches offrent des avantages significatifs capables de transformer la manière dont une entreprise conçoit et livre ses produits. Parmi ces avantages, on trouve la réduction du temps de mise en marché, l’assurance d’une flexibilité et d’une réactivité accrues, ainsi que la diminution des risques et des incertitudes.
Cet article vous apprend comment mettre cette méthodologie en action au sein de votre entreprise manufacturière en passant en revue ses procédés, son cadre de gestion et les outils technologiques que vous pouvez utiliser pour la soutenir.
Comment définir vos processus et vos livrables
Si vous vous lancez dans un projet d’optimisation par le Lean Agile, il est essentiel de définir clairement vos processus et de les segmenter en phases. Chacune d’elles doit être pensée pour exécuter un livrable, et encadrée par des rôles bien définis au sein de vos équipes.
Cette approche permet d’amener vos opérations vers l’ingénierie simultanée, qui fait fonctionner en parallèle les processus de conception, de fabrication et d’assemblage grâce au travail collaboratif. En intégrant cette méthodologie dès la phase d'idéation de vos produits, puis à chaque étape de vos procédés, vous vous assurez de réduire vos délais de mise en marché et surtout de mettre à profit l’expertise de chacun au bon moment. Cette synergie optimise non seulement l'efficacité opérationnelle mais aussi l'innovation, garantissant ainsi un avantage concurrentiel durable.
Segmenter votre projet en livrables
Au moment de segmenter en phases votre projet de développement de produit, prenez soin d’identifier la valeur et le gabarit des livrables associés à chaque segment. Retenez ces 3 étapes pour vous y aider:
- Définir la valeur du livrable : cela permet d’éviter un excès ou un manque de qualité du livrable et d’ainsi maintenir l’efficacité de votre production. Choisir cette valeur à l’avance est également une manière de forcer l’accord avec le client sur ce point. Cela vous évitera certains allers-retours une fois le livrable exécuté, car le client saura à quoi s’attendre.
- Définir le gabarit du livrable et son utilité : cela vous fera gagner du temps lors de la finalisation du livrable. En définissant les dimensions du livrable et pourquoi celles-ci sont pertinentes, vous vous assurez également de leur saine conformité. Enfin, cette étape permet de réduire la courbe d’apprentissage de votre équipe qui ne perdra pas son temps en expérimentations lors de l'exécution du livrable.
- Élaborer une liste de vérification (check list) : en listant tous les critères de ce que devrait être “un bon livrable” et en les vérifiant à l’issue de leur exécution, vous en assurez l’intégralité. Cela vous permet à la fois de corriger les erreurs et de les limiter dans le futur.
Comment cadrer la gestion du Lean Agile avec la méthode Scrum
Scrum, c’est un cadre de travail qui soutient le découpage de votre développement de produits en segments grâce à la mise en place des cycles de travail limités dans le temps et répétés. Quelques mots de vocabulaire spécifiques vous aideront à en cerner le principe. Appelés “Sprints”, ces cycles de travail visent l'exécution de livrables regroupés de façon logique. Ces livrables ne sont qu’une portion du produit final dont l’ensemble du travail de développement est appelé “backlog de produit”. Pour fonctionner, ce cadre de travail itératif s’appuie sur des rôles clés aux responsabilités claires et distinctes.
Les rôles clés de l’équipe Scrum
- Le Product Owner représente le client et incarne donc la vision du produit. Pour cette raison, il est responsable d’en définir les segments logiques de travail et de les prioriser au sein du backlog de produit dont il est le propriétaire.
- Le Scrum Master est un leader qui se met au service de l’équipe pour l’accompagner dans les pratiques du cadre Scrum dont il est le gardien.
- L’équipe de développement est auto-organisée et constituée de 5 à 7 personnes aux expertises variées. Ce sont eux qui créent la valeur ! Conception, développement, plans… Ils livrent des livrables à chaque Sprint.
Dans le contexte manufacturier nous l’appelons souvent l’équipe Scrum!
Chez Talan, nous aidons à adapter le cadre à la réalité de terrain de nos partenaires. Voici 2 rôles parfois ajoutés aux rôles typiques :
- Le technico-commercial intervient lors de l’étape de vente pour conseiller le client et aligner le concept de produit voulu vers les standards de l’entreprise.
- Le chargé de projet : il n’est pas nécessairement évident d'intégrer ce rôle à une équipe Scrum auto-organisée. Cependant, selon les spécificités de votre entreprise, il peut se révéler utile dans la gestion des ressources et des budgets.
Les éléments du Scrum
C’est grâce à leur complémentarité que les membres de l’équipe Scrum sont capables d'exécuter efficacement des livrables tangibles à haute valeur ajoutée. Voici les 7 éléments du cadre Scrum que votre équipe devra mettre en œuvre pour optimiser votre développement de produit selon la méthode Lean Agile.
Élément 1. Le backlog de livrable (ou backlog de produit)
Par l’entremise de votre Product Owner, élaborez une liste priorisée de tout ce qui peut entraîner du travail pour votre équipe : segment du produits, améliorations et toute tâche permettant de parvenir à un livrable tangible. Nous privilégions des livrables de 4 à 6 heures d’effort.
Élément 2. La planification du Sprint
Pour planifier au mieux un Sprint, demandez-vous ce que votre équipe peut réalistement accomplir durant ce cycle de travail dont le temps est limité. Cela implique que le Product Owner et l’équipe de développement se réunissent afin de sélectionner les éléments du backlog à inclure dans le Sprint.
Élément 3. Le backlog de Sprint
Il est le produit de l’étape précédente, soit la liste des tâches à accomplir durant le temps que dure votre Sprint.
Élément 4. Le Sprint
Pendant une semaine (le temps de Sprint que nous privilégions chez Talan), votre équipe de développement va accomplir les tâches précédemment listées, menant potentiellement à l'exécution d’un segment du projet.
Élément 5. La revue du Sprint
À l’issue de chaque Sprint, rassemblez votre équipe afin de présenter les livrables réalisés. C’est aussi l’occasion d’obtenir des retours des parties prenantes et du Product Owner.
Élément 6. La rétrospective de Sprint
Si la revue du Sprint se concentre sur les résultats, la rétrospective se concentre sur les pratiques. Cette étape vous permettra d’en identifier les forces et les faiblesses afin d'améliorer continuellement le travail.
Élément 7. Les livrables tangibles
Ils sont les résultats concrets du travail réalisé durant vos Sprints, soit l’aboutissement de toutes les étapes du Scrum. Un livrable tangible peut consister en l'exécution ou la correction d’un segment du produit ou d'autres éléments spécifiés dans le backlog de Sprint.
Quels sont les outils technologiques qui soutiennent le Lean Agile?
Afin de soutenir votre cadre de travail Scrum et, avec lui, votre projet d’optimisation Lean Agile, plusieurs outils peuvent vous venir en aide. Voici un aperçu des solutions technologiques les plus utilisées:
Pour soutenir l'histoire du projet
- OneNote : il s’agit d’un outil de prise de notes collaboratif qui peut être utilisé pour documenter des informations, des idées et des discussions pendant les réunions Scrum.
- Confluence : c’est une plateforme de collaboration qui permet la création, le partage et l'organisation de contenu.
Pour soutenir la planification et le suivi des tâches
Vous pouvez sélectionner ces logiciels selon vos besoins:
- Jira : c’est la préférence des équipes Talan. Il s’agit d’un outil de gestion de projet spécialement conçu pour les équipes Agile. Il permet de créer et de suivre les tâches, de gérer le backlog de produit, de planifier les Sprints, et de suivre la progression du travail tout au long du cycle de vie du projet. Voici quelques exemples de ce que le logiciel permet :
- Jira diminue l’utilisation des courriels en permettant la communication de projet directement sur la plateforme. Toute demande reliée à un projet peut être envoyée sur le tableau de l'équipe concernée et son traitement suivi en temps réel. Cela augmente également la visibilité sur le rendu des projets tout en diminuant la pression sur les équipes d'ingénierie souvent sollicitées.
- Jira est également un très bon outil pour l'amélioration continue grâce à ses multiples indicateurs qui permettent aux équipes de développer un plan d’actions ciblées pour une meilleure planification.
- Trello est une application de gestion de projet visuelle basée sur des tableaux.
- Asana est également dédié à la gestion de projet et permet aux équipes de les planifier en créant des tâches et en suivant leur progression.
- Azure, c’est une suite d'outils qui offre des fonctionnalités telles que la gestion du code source, le suivi des tâches, la planification Agile, et le déploiement continu.
Quels indicateurs mobiliser pour soutenir l’amélioration continue?
Afin de mesurer vos performances dans l'exécution de votre projet Lean Agile, certains indicateurs vous seront plus utiles que d’autres. Voici ceux qui, selon nous, offrent des métriques utiles à la gestion et l'amélioration continue :
- La planification de la charge départementale vous permettra de mesurer et d’équilibrer la charge de travail entre vos différentes équipes.
- Mesurer le nombre d'heures dédiées à une expertise spécifique dans le backlog de livrable vous aidera à déterminer le type de travail à réaliser selon les profils. Ce sera également utile pour planifier vos embauches.
- La vélocité du Sprint est une mesure de la quantité de travail qu'une équipe peut accomplir pendant un Sprint. Cet indicateur vous offre une base de référence pour la planification future en permettant à vos collaborateurs de prévoir plus précisément la capacité de travail.
- Évaluer la précision des estimations de temps par rapport au temps réellement nécessaire pour accomplir une tâche est une manière sûre d’améliorer votre planification.
Conclusion
Chez Talan, nos experts-conseil vous accompagnent dans la mise en place de votre projet Lean Agile afin de mettre fin aux gaspillages et optimiser l’efficacité de votre production manufacturière. Apprenez-en plus sur les origines de cette méthode et prenez contact avec nous pour que nous voyions ensemble comment le Lean Agile peut révéler toutes les potentialités de votre business.
