Tel que promis lors de notre dernière capsule d’information, voici la suite des principes de base qui, selon nous, contribueront à orchestrer de main de maître un go live des plus harmonieux :
1. Planifier un « go live progressif »
Afin de toujours garder le contrôle sur le bon déroulement du plan de basculement, il est important de ne pas ouvrir la « valve » de tous les processus en même temps. Le principe du go live progressif consiste à procéder en mode building blocks , c’est-à-dire de démarrer un processus à la fois, de le stabiliser et de s’assurer qu’il est maîtrisé avant de démarrer le prochain processus.
Chaque contexte d’entreprise est différent, mais en règle générale avec cette approche, la conversion des données maîtresses se fait durant la 1re semaine des 2 semaines du basculement (cutover) de manière à ce que toutes les données soient disponibles et validées pour démarrer les processus à partir de 2e semaine. Les premiers processus démarrent au début de la 2e semaine avec la reprise des commandes client et la reprise des commandes d’achat. Au milieu de la semaine, on peut entamer la planification de la production et vers la fin de la semaine, tranquillement planifier le décompte d’inventaire. Il arrive régulièrement que la reprise de l’inventaire se fasse pendant le week-end et que les mouvements d’inventaire dans l’entrepôt démarrent après le chargement de celui-ci. Vers la fin du week-end, on lance le calcul des besoins nets (MRP), analyse les besoins d’achat ainsi que de production et on commence à planifier les expéditions du lundi matin. Avec cette stratégie de go live progressive, plus on avance dans la 2e semaine, plus le pourcentage des processus de l’entreprise à être live dans le nouveau système augmente jusqu’au dimanche. Dès le lundi matin, tous les processus et les usagers sont à 100 % opérationnels dans le système.
Encore une fois, la stratégie décrite ci-dessus est citée comme exemple et chacun des contextes de projet est particulier et nécessite potentiellement sa propre stratégie.
2. Planifier un accompagnement pour le démarrage de chacun des grands processus
Même si les usagers finaux ont reçu des formations sur l’utilisation du système, il est toujours préférable qu’un spécialiste du processus, membre du projet d’implantation, accompagne l’usager lors de ses premiers pas dans le système productif. Cela est rassurant pour l’usager, favorise un climat de confiance et diminue le risque que l’usager fasse des erreurs dans le système et, par le fait même, mette en péril le bon déroulement du plan de basculement. Par exemple : un spécialiste accompagne le planificateur lors de sa première saisie de la cédule de production qui sera utilisée pour le démarrage de la production dans le nouveau système.
3. Planifier la logistique et mettre en place des outils de communication
Le coordonnateur, qui est à la fois le donneur d’ordre et le responsable des suivis sur les activités du plan de basculement, doit aussi établir et communiquer un plan de staffing qui indique le lieu physique où les acteurs clés seront requis. Il est important de prévoir des salles de travail communes, un accès téléphonique, des numéros de téléconférence et des outils informatiques qui permettent de voir l’écran d’un autre usager.
La santé et la sécurité sont aussi à considérer si les membres de l’équipe doivent se déplacer dans une usine par exemple. Des lunettes et des souliers de sécurité pourraient être requis.
Bien souvent, le déroulement du plan de basculement se poursuit sur plusieurs journées et sur de longues heures. Il est important pour le coordonnateur de prévoir des collations (santé si possible), du café et de faciliter la logistique pour les repas. Idéalement, il est plus optimal de manger sur place (livraison ou commande pour emporter), car du temps précieux pourrait être gaspillé si l’équipe doit sortir à chaque repas.
L’unité d’affaires SAP de Bell Le Groupe Créatech a développé plusieurs accélérateurs (gabarits et outils) adaptables rapidement à différents contextes d’implantation. Entre autres, des outils et gabarits sont disponibles pour :
- Documenter les accommodations d’opérations
- Documenter les procédures de contingences
Nous espérons que notre série de capsules sur la conversion de données et sur la planification du plan de basculement (cutover) vous a plu.
N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez des questions ou des besoins d’accompagnement dans vos activités de conversion de données ou dans la planification de votre plan de basculement. Nos outils, notre méthodologie et notre savoir-faire vous apporteront sans aucun doute une valeur inestimable.
Capsule #1: Introduction à la conversion des données
Capsule #2: Comment bien démarrer une conversion de données
Capsule #3: Les facteurs clés de succès d'une conversion de données (1ière partie)
Capsule #4 : Les facteurs clés de succès d'une conversion de données (2e partie)
Capsule #5 : Les principes de base pour la préparation d’un plan de basculement (cutover) (1re partie)
