Tel que mentionné dans notre capsule précédente sur l’introduction à la conversion des données (capsule d’information #1), nous ne répéterons jamais assez l’importance de considérer les données à être converties lors du Blueprint et de planifier les efforts reliés aux activités de conversion avant ou, au plus tard, au tout début de la phase de réalisation.
Les principaux critères à prendre en considération dans l’évaluation de l’effort de conversion de données sont :
- La durée du projet;
- Le nombre d’objet à convertir;
- La volumétrie de chacun des objets;
- La qualité et la présence des données dans les anciens systèmes.
Évidemment, de nouveaux concepts peuvent être introduits lors d’une implantation et certaines données reliées à ces concepts n’existent peut-être pas dans les anciens systèmes, il faudra prévoir du temps pour bâtir ces données.
Les efforts de collecte, de nettoyage et la transformation des données ne sont pas les seules activités à considérer, il faut également bien évaluer les efforts pour extraire les données des anciens systèmes (Legacy) ainsi que pour créer les données dans le nouveau système. La volumétrie est la principale variable qui permet d’identifier si l’extraction et la création des données pourront être faites manuellement ou bien si une requête d’extraction et un outil de chargement automatique devront être créés et utilisés. La règle du pouce est d’environ 200 enregistrements. En-dessous de ce nombre, il est plausible de considérer l’extraction et la création manuelle. Par contre, au-dessus, il devient avantageux de considérer la création et l’utilisation d’une requête d’extraction et d’un programme de chargement automatique. Outre cette règle, il faut également penser que les données seront probablement chargées dans plus d’un environnement (développement, qualité et production) et peut-être même que plusieurs déploiements futurs de la solution sont planifiés pour d’autres unités d’affaires ou sites géographiques.
L’unité d’affaires SAP du Groupe Créatech a développé plusieurs outils de travail pour bien démarrer une conversion de données. En plus du plan de conversion de données mentionné lors la capsule d’information #1, il existe d’autres outils :
1. L’inventaire des objets à convertir : Ce fichier permet de lister tous les objets à convertir et de documenter leur volumétrie, les besoins/méthodes d’extraction ainsi que les besoins/méthodes de chargement des données
2. Le fichier de correspondance (mapping) : Ce fichier permet de lister, pour un objet en particulier, tous les champs SAP requis à la création de l’objet ainsi que les valeurs possibles. Les données techniques (ex : noms techniques, nombre de caractères…), les règles d’affaires et les correspondances avec les anciens systèmes y sont également documentées.
Une fois l’inventaire des objets à convertir complété, la planification initiale (baseline) du plan de conversion peut être figée. C’est contre cette planification initiale que le suivi de l’avancement sera mesuré. Ensuite, les prochaines activités à réaliser dans le plan de conversion pour partir du bon pied devraient être principalement reliées à la documentation des fichiers de correspondance (mapping) et à la documentation des règles de nettoyage.
Restez à l’affût car dans la prochaine capsule d’information, nous expliquerons les facteurs de succès pour bien gérer une conversion de données et exposerons les outils indispensables à la réussite.
Capsule #1: Introduction à la conversion de données
Capsule #3: Les facteurs clés de succès d'une conversion de données (1ière partie)
