Dans les deux dernières capsules d’information, nous avons traité principalement de la planification et du démarrage d’une conversion de données. Le moment est maintenant opportun pour partager avec vous nos leçons apprises au cours de nombreux projets. Voici donc les facteurs principaux qui, selon nous, contribueront au succès de votre conversion de données.
1. Le choix des ressources qui travailleront sur la conversion des données
Une activité très rentable (sinon la plus rentable) consiste à s’assurer que les bonnes personnes travailleront sur la conversion des données.
Il est primordial d’inclure des personnes provenant des opérations qui ont une grande connaissance des différents processus actuels. Ces personnes devront être guidées dans leurs efforts pas des membres de l’équipe d’implantation qui, elles, connaissent les différents processus d’affaires à venir ainsi que les données maîtres qui y sont reliées.
Il est aussi important de mobiliser des individus qui ont un profil « TI » et qui sont familiers avec les différents systèmes Legacy de l’entreprise. Ces personnes seront nécessaires pour faciliter l’extraction des données de ces derniers.
2. Inclure les activités de conversion haut niveau dans le Gantt de projet
Le but d’un Gantt de projet « haut niveau » consiste à disposer d’une représentation visuelle des grandes étapes de projet (Bluepint, configuration, tests, etc.). Cela permet de visualiser facilement les dépendances et les prérequis entre les grandes activités, facilitant ainsi les explications et les échanges entre les membres de l’équipe de projet. Il est, selon nous, important d’inclure les grandes étapes de la conversion de données dans le Gantt de projet; préparation des données, tests de chargement des données maîtresses, tests de chargement des données transactionnelles, dry run et cutover.
3. Définir les requis d’environnement tôt dans le projet
Les requis d’environnement pour les chargements de données doivent être planifiés et communiqués le plus tôt possible dans le projet. Cela laissera suffisamment de temps aux responsables de la stratégie d’environnement pour planifier en conséquence et vous donner du feedback sur la faisabilité de vos requis.
Idéalement, un mandant (client) sans données et séparé de celui de la configuration et des tests unitaires est utilisé dans le système de développement. Cet environnement sera utilisé pour pratiquer un premier chargement complet des données maîtresses. Généralement planifié une à deux semaines avant les tests de chargements qui seront faits dans le système de qualité, ces tests préliminaires permettent de valider la qualité des données et la mécanique des outils de chargement. Une fois les chargements dans le système de développement validés, les correctifs sont apportés aux données et/ou aux outils de chargement avant de faire une deuxième ronde de tests de chargement dans un système de qualité.
Ces données maîtresses chargées dans le système de qualité serviront à l’exécution des tests intégrés. Cela permettra de bénéficier de l’exécution des tests intégrés pour valider l’exactitude des données chargées ainsi que le bon fonctionnement des outils de chargement.
Afin de ne pas impacter le bon déroulement des tests intégrés, il est une bonne pratique de faire une copie du mandant (client) où les données maîtresses ont été chargées avant le début des tests intégrés. Cette copie sera utilisée pour faire des tests de chargement de données transactionnelles, principalement pour tout ce qui concerne la valorisation de l’inventaire et le coût de revient si l’entreprise fait de la production.
4. Attaquer les objets principaux en premier
Les 3 objets les plus critiques sont évidemment les articles, les clients et les fournisseurs mais il y a aussi d’autres objets à attaquer rapidement dans le projet (prix moyen pondéré, coût standard, etc.). L’objectif est d’avoir tout en main pour faire des tests préliminaires de valorisation d’inventaire avant la répétition générale (dry run). Si votre entreprise fait de la production et du coût de revient, il est important de prioriser également tous les objets reliés à la production (nomenclature, gamme opératoire, etc.) car ils seront requis également pour établir le coût de revient des produits finis et ainsi valoriser l’inventaire.
5. Faire une cédule détaillée des chargements
Outre les grandes étapes de conversion de données documentées dans le Gantt de projet, il est important d’avoir une cédule journalière détaillée avec la séquence et les prérequis des objets à convertir et ce, pour chacun des environnements (DEV, QAS, etc.). L’unité d’affaires SAP de Createch a développé au fil de ses projets une cédule détaillée de conversion de données.
- Cette cédule comprend une approche visuelle orientée sur les livrables, en l’occurrence les chargements de données.
- Elle facilite le travail du gestionnaire en matière de communication des tâches à faire avec l’équipe de projet et des suivis sur l’avancement des chargements.
Continuez à nous suivre avec intérêt pour en apprendre plus sur les facteurs de succès de la conversion de données ainsi que les outils et accélérateurs disponibles.
