Article mis à jour en mai 2020
Qu'est-ce qu'un lot ?
Dans plusieurs types d’industries manufacturières où la traçabilité n’est pas légalement requise par des organismes gouvernementaux, la décision d’activer ou non la gestion par lot est souvent une source de débats intéressants. D’un côté, l’information complémentaire amenée par les lots offre de nombreux avantages, parmi lesquels :
- Meilleur contrôle de la qualité en production;
- Réduction de la quantité à rappeler/retravailler lors de problèmes en production;
- Meilleure gestion des plaintes des clients;
- Meilleure gestion de la qualité des produits envoyés par les fournisseurs.
Cependant, ces avantages peuvent être annulés par l’effort supplémentaire que demande la gestion par lot traditionnelle dans SAP.
En effet, lorsque qu’un article est géré par lot, ceci exige que le lot soit entré dans toutes les transactions car les inventaires sont gérés au niveau du lot. D’un point de vue opérationnel, ceci n’est pas toujours pratique. Par exemple :
- Pour les articles gérés en vrac ou dans des réservoirs;
- Lors de la prise d’inventaire -> peut devenir difficile si plusieurs lots dans un même emplacement ou si les lots ne sont pas bien identifiés;
- Lors de transferts de stock internes (ou toute autre transaction où ce n’est pas critique de connaître le lot).
Pendant longtemps dans SAP, il était nécessaire de choisir (par article) d’activer ou non la gestion par lot, avec pour conséquence, les avantages et inconvénients décrits plus haut.
L'avantage des lots de documentation
Cependant, depuis ECC 5.0, SAP offre une alternative intéressante : les lots de documentation (documentary batch management). De façon générale, cette fonctionnalité permet d’enregistrer un lot lors de certaines transactions sans avoir à gérer les lots en inventaire. Ceci permet d’utiliser les fonctionnalités de traçabilité standard de SAP (Cas d’emploi des lots – MB5C et MB56).
Les lots de documentation sont activés en configuration au niveau du type d’article et du processus d’affaires. Par configuration, il est également possible de créer une fiche de lot (batch master) identique à celle des lots standards pour chaque lot documentaire créé. Les processus d’affaires pour lesquels il est possible d’activer les lots de documentation sont :
- Entrée de marchandise pour commande d’achat externe;
- Entrée/sortie de marchandise pour la sous-traitance;
- Entrée/sortie de marchandise pour ordre de production/process;
- Sortie de marchandise lors d’une livraison au client.
Il existe aussi un BAdI qui permet de modifier le comportement de la configuration si des personnalisations plus avancées sont requises.
Lorsque les lots de documentation sont activés pour un type d’article/processus, l’usager doit indiquer le numéro de lot documentaire.
Il est possible de diviser la quantité requise en plusieurs lots si nécessaire. Il n’y a aucun contrôle sur la quantité en inventaire.
Dans l’exemple plus bas, on a une sortie de marchandise sur un ordre de production. La quantité requise est de 247 lb qui sera divisée en 2 lots documentaires de 100 et 147 lb respectivement. Si la fiche de lot n’existe pas, elle sera créée par la transaction automatiquement (selon la configuration).
En conclusion, la fonctionnalité des lots de documentation est une solution « mitoyenne » pour gérer efficacement les situations où on souhaite bénéficier des avantages de la traçabilité sans faire une gestion stricte des lots en inventaire.
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