Série : Covid-19, et après ? Comment préparer son entreprise en 7 étapes | Épisode 6 / 7
Une des conséquences les plus notables du confinement forcé pour les entreprises a sans doute été la généralisation du travail à distance. Cette possibilité existait déjà pour certains emplois, et les outils étaient déjà disponibles. Mais l’obligation d’imposer cette nouvelle norme à tout le monde a rapidement mis en lumière les impacts importants de cette nouvelle façon de travailler quand elle s’impose à tous.
Avec le recul de 3 mois de confinement, il est maintenant possible de mieux cerner ces impacts, et les solutions disponibles pour les atténuer.
Impacts sur le matériel de travail
Puisque les ordinateurs ne sont plus branchés sur le réseau de l’entreprise, il est important d’installer un agent (petit programme de surveillance) sur les postes de travail pour s’assurer que les différents logiciels sont à jour, car la sécurité ne doit surtout pas être négligée dans les périodes de changement.
Le travail à distance a aussi exacerbé l’intérêt d’un ordinateur portable par rapport à un ordinateur de table. Il est plus facile à transporter, requérant moins d’équipement externe (écran, caméra...) et permet aux utilisateurs de se déplacer en fonction de leurs contraintes journalières.
Conséquence : au début de la crise, plusieurs manufacturiers d’ordinateurs portables n’étaient plus en mesure de fournir les équipements à cause des ruptures de stocks, peut-être que des achats préventifs sont à envisager si la crise actuelle venait à se prolonger.
Pour les appels téléphoniques, plusieurs compagnies sont déjà passés à l’ère de la voix sur IP (VOIP). Cette technologie permet de ne plus être dépendant de l’emplacement physique du téléphone, pour autant qu’il soit connecté à Internet.
Impacts sur le support aux utilisateurs
La Covid-19 a impacté toutes les équipes, et donc aussi celles du support informatique. Les processus de support des employés au jour le jour a dû être notablement adapté. Auparavant, la ressource qui avait un problème informatique pouvait simplement aller voir l’équipe TI pour poser sa question ou pour avoir de l’aide.
Maintenant le support doit se faire entièrement à distance. En général il n’est pas facile pour un technicien de comprendre le problème de l’employé distant sans pouvoir voir ce qui se passe à l’écran. C’est pourquoi des logiciels de partage d’écran ou encore de prise de contrôle à distance sont des incontournables afin de faciliter la compréhension et la résolution des problèmes informatiques.
Et en cas de problème matériel, il est nécessaire de définir des procédures d’échange par transporteur, ou lors de rencontres planifiées au bureau en respectant des procédures « sans contacts ».
Impacts sur la connectivité
De nombreuses compagnies ont des données centralisées au sein même de l’entreprise et qui, en temps normal, n’ont pas besoin d’être accessibles depuis l’extérieur. Sans ces fichiers, les employés ne sont pas en mesure de faire leur travail depuis chez eux. Une solution simple est de permettre de se connecter à distance au réseau de l’entreprise via un tunnel privé sécurisé (VPN). C’est une solution bien connue, et relativement simple et sécurisée si elle est maîtrisée.
Concernant le partage de fichier, il existe plusieurs outils qui permettent de faire la collaboration sur des fichiers sans être obligé de les partager par courriel. Ces derniers permettent en plus de gérer les révisions des documents, et également d’être plusieurs à travailler simultanément sur le même fichier en toute sécurité. Bénéfice collatéral : les habitudes de travail changent un peu, mais la collaboration et la gestion sont améliorées.
Le dernier impact important est la disparition des rencontres en salle. Avec la situation actuelle, les outils de réunion à distance sont devenus des incontournables. Le succès de ces logiciels de réunions virtuelles est d’ailleurs tel que bien des éditeurs ont dû très vite accroître leurs capacités informatiques pour répondre à la demande!
Attention : des équipements additionnels sont requis, tels qu’une caméra et/ou des casques avec micro (ainsi qu’un environnement calme et sans risques d’apparitions inattendues à l’écran, mais c’est une autre histoire que les parents de jeunes enfants connaissent déjà…).
En dehors de ces aspects informatiques immédiats, la recherche de collaboration engendrée par le travail à distance peut également conduire les entreprises à amorcer leur transformation numérique. Notamment en investissant dans des solutions qui incluent les processus collaboratifs directement dans l’application.
Quelques bénéfices de la transformation numérique
L’ERP
Avec comme objectif d’intégrer les processus d’affaires tels que la finance, la chaîne d’approvisionnement, le commerce (point de vente ou commerce en ligne) ou les ressources humaines dans un système d’information unique, l’ERP est la référence en termes d’application collaborative. En effet, sa mise en place au sein d’une entreprise va structurer, harmoniser, fluidifier pratiques et communications, puisque désormais une action n’est plus isolée dans un système en silo mais impacte immédiatement les processus d’affaires connexes.
L’implantation de l’ERP, en plus de faciliter les échanges internes et externes, présentera les bénéfices d’optimiser la productivité de votre entreprise et d'aider votre société à prendre des décisions basées sur les données, puisqu’elles sont centralisées et partagées par tous.
Les solutions d’intelligence d’affaires
En termes de collaboration, un écueil que les entreprises rencontrent également souvent, concerne le partage de données fiables, avec une seule et unique version de la vérité que l’on cherche parfois longtemps! Si un logiciel de gestion intégré permet de facto la centralisation des informations et aidera dans cette voie, il existe des solutions alternatives avec les applications d’intelligence d’affaire qui permettent de visualiser la santé de l’entreprise au travers de divers indicateurs clés.
La collaboration est alors assurée par :
- Un référentiel commun sur lequel sont bâties les analyses d’affaires, qui peuvent être spécifiques à un domaine ou plus transversales;
- La mise à disposition de tous ces rapports, dont les données peuvent être rafraîchies en temps réel, pour suivre précisément ce qui se passe dans la société à tout instant.
Et lorsque tous partagent la même information, il est ensuite bien plus facile de s’entendre sur un plan d’action pour l’amélioration des performances de l’entreprise.
Planification collaborative
Toujours dans l’optique de maximiser la collaboration des employés, on peut imaginer l’utilisation d’une plateforme unique lors d’un processus de planification.
De telles solutions collaboratives existent déjà, ce n’est pas de la science-fiction! En effet, on peut trouver sur le marché des applications qui proposent des fonctionnalités étendues pour favoriser la collaboration : panel de discussion, assignation de tâches et commentaires, qui permettent ainsi une implication coordonnée de tous les acteurs qui détiennent une partie critique de l’information lors de l’établissement d’un budget.
Illustration en anglais seulement
Ceci dit, l’intérêt d’une solution de planification moderne ne concerne pas seulement l'application elle-même, mais aussi la manière dont on s’y connecte, dont elle est déployée : bref une solution cloud (infonuagique) apporterait plus de souplesse et d’agilité à l’usage.
Lumière sur l’infonuagique
Le dernier volet à considérer pour gagner en efficacité en mettant l’accent sur la collaboration, est l’utilisation de solutions hébergées dans le nuage, sur un modèle SaaS (Software as a Service).
Pourquoi ? Tout simplement parce que dans un monde qui demande agilité et réactivité, ces solutions présentent de nombreux avantages significatifs :
- Déploiement rapide, pas d’installation client mais un accès Web, disponible via une simple URL;
- Pas de gestion de mises à niveau ni de maintenance;
- Une sécurité native et un accès aux données garanti;
- Des processus plus simples car moins personnalisables (tous les clients utilisent la même version de l’application à quelques personnalisations près);
- Une interface utilisateur plus moderne et plus intuitive, donc un gain en autonomie pour l’employé, ce qui est d’autant plus appréciable lorsqu’on est en télétravail.
Grâce à cette technologie moderne et peu coûteuse, les solutions infonuagiques se sont généralisées, dans tous les domaines d’affaires; pourquoi donc ne pas en bénéficier dès aujourd’hui où un accès à tous, de partout, en tout temps garantit la collaboration des équipes et peut faire aujourd’hui la différence ?
En conclusion
Les solutions existent donc déjà, mais la crise actuelle les a rendues rapidement nécessaires, voir obligatoires. Il est donc important de les évaluer dès que possible, mais aussi d’étudier les impacts associés (sécurité, gestion du changement, modification des processus…).
Si vous adoptez ces nouvelles solutions, votre entreprise sera non seulement plus efficace en ces temps de crise, mais aussi plus résiliente pour les éventuelles crises suivantes, et mieux adaptées aux nouvelles réalités du monde du travail.
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