La technologie est en constante évolution, et il devient parfois difficile d’être au fait des actualités et mises à jour de tous les sujets que comportent les améliorations technologiques.
En ce qui a trait aux systèmes ERP, le cloud (infonuagique) est devenu un mot à la mode il y a quelques années. Nous nous sommes retrouvés devant plusieurs nouveaux acronymes, les avons appris au fur et à mesure, puis nous avons fait les bons choix. Bien sûr, tous ces termes peuvent porter à confusion puisque la plupart des articles traitant du sujet expliquent parfois les particularités de ce nouveau modèle de solution sans même essayer d’en démystifier les concepts clés qui pourraient nous servir de point de départ.
En gros, ce qui importe c’est de comprendre ce qui se cache derrière ce fameux nuage.
Qu’est-ce que le cloud?
Pour bien comprendre le concept de cloud, il faut partir de la base. Les concepts de cloud peuvent s’appliquer aux bases de données, au matériel informatique, aux intergiciels, ou aux logiciels que vous pourriez devoir utiliser dans le cadre de l’exploitation de votre entreprise, ou encore dans votre vie personnelle.
Si nous en examinons l’aspect commercial, les sociétés choisiraient des systèmes qui contribueraient à l’exploitation de leur entreprise. Mais ils commenceraient par évaluer leurs besoins en termes de matériel, c’est-à-dire tout l’équipement et les infrastructures nécessaires à mettre en place un environnement, une administration, une sauvegarde et une stratégie de récupération appropriés afin de préparer le terrain pour accueillir l’application ou le logiciel choisi. Dans le monde du cloud, ça commence par le concept de la colocation informatique.
Le concept de la colocation informatique
La colocation, c’est lorsque l’équipement ou le matériel vous appartient et que le fournisseur de services vous fournit un espace physique et les installations pour accueillir votre équipement. Dans ce modèle, vos serveurs sont branchés et consomment électricité, climatisation, ainsi qu’un espace physique approprié à même le centre de données du fournisseur de services. Vous gérez le matériel informatique, intergiciels et logiciels dans tous les sens et exigences impliqués.
L’infrastructure en tant que service (IaaS)
Puis, nous avons l’infrastructure en tant que service ou IaaS. L’IaaS est le niveau supérieur à la colocation informatique. Avec l’IaaS, vous ne possédez pas de matériel informatique, vous fournissez les spécifications quant au nombre de serveurs et à la capacité dont vous avez besoin pour faire fonctionner vos systèmes. Vous pouvez créer ces environnements, les gérer et en faire la mise à niveau à même la plateforme du fournisseur de services. Les coûts reliés à l’IaaS sont en fonction de la taille et du nombre d’environnements dont vous avez besoin. C’est un modèle flexible qui peut être adapté parallèlement à votre croissance ; ce qui est très intéressant. C’est aussi beaucoup mieux que de devoir faire l’achat d’un nouveau serveur tous les deux ans pour augmenter votre capacité et de réinstaller tous vos systèmes d’exploitation, intergiciels, applications, etc. Dans ce modèle, vous êtes responsable de gérer le contenu de chaque environnement comme l’installation d’un système d’exploitation, mises à niveau, intergiciels et applications. Le fournisseur de services est responsable de garantir un service en s’assurant du bon fonctionnement de vos environnements, et de la sécurité des centres de données.
La plateforme en tant que service (PaaS)
Du IaaS, nous évoluons vers la plateforme en tant que service, ou PaaS. Le modèle PaaS est semblable au IaaS, mais il inclut la gestion de chaque environnement, leur préparation et leurs mises à jour ou mises à niveau pour recevoir et exécuter vos applications. Tous les systèmes d’exploitation et intergiciels nécessaires au fonctionnement des applications sont gérés par le fournisseur de services en plus des services d’infrastructure déjà mentionnés. Ce modèle est avantageux puisque ces fournisseurs offrent une échelle de prix et les services de spécialistes d’intergiciels, ce qui pourrait réduire vos besoins en ressources internes pour effectuer l’administration, les mises à niveau, et la gestion des versions de compatibilités de votre environnement.
Le logiciel en tant que service (SaaS)
Au niveau suivant, nous retrouvons le plus populaire modèle de la famille du cloud, le logiciel en tant que service, ou SaaS (Software as a Service). Le SaaS est un modèle cloud largement répandu et passe parfois inaperçu auprès des utilisateurs, et c’est voulu. Facebook, Spotify, Netflix et autres services bien connus sont des exemples simples de SaaS. Une solution, ou un logiciel, entièrement géré par son fournisseur de services. Les mises à jour sont invisibles aux yeux des utilisateurs et vous payez pour un service qui requiert très peu de connaissances informatiques pour qu’il fonctionne bien. Le fournisseur de services assure la gestion complète de l’application ainsi que le niveau de service nécessaire à sa performance.
Maintenant, si nous prenons tous ces concepts et les appliquons au monde de la planification des ressources d’une entreprise, ou ERP, où une solution est sélectionnée pour effectuer les opérations de bout en bout, le cloud peut prendre différentes formes.
Prenons un peu de recul pour parler des craintes quant à la gestion des opérations en mode cloud.
Que devriez-vous prendre en considération lors de la sélection d’un système ERP ?
Il y a quelques points d’intérêts à prendre en compte lorsque vous choisissez une solution ERP cloud : la sécurité, l’accès aux données, les modalités de propriété des données, les mises à niveau, le niveau de service, la flexibilité des personnalisations, la plateforme technologique et les coûts de possession.
1. La sécurité
Évidemment, quand nous considérons le fait que nos transactions commerciales seront traitées sur un serveur tiers, la sécurité est la première préoccupation nous venant à l’esprit. Les principaux acteurs du secteur des logiciels maintiennent les normes de sécurité les plus élevées quand il s’agit de leurs centres de données. L’accès aux centres de données est habituellement hautement sécurisé, à un niveau que vous n’auriez jamais sur-site, d’un point de vue physique. D’un point de vue technique, aucun système n’est vraiment à l’abri des pirates informatiques, mais soyez certain que tout fournisseur de services reconnu vous fournira une protection supérieure à tout ce qu’il vous serait possible d’obtenir sur-site à prix raisonnable.
En ce sens, recherchez les modalités contractuelles qui démontrent à quelles normes de sécurité leurs centres de données sont soumis, par exemple : SSAE 16 ou ISAE 3402.
2. Accès aux données et modalités de propriété
Les fournisseurs de services cloud devraient également être en mesure d’offrir des modalités contractuelles complètes mettant l’emphase sur le fait que votre entreprise est la seule propriétaire des données et la seule entité autorisée à fournir une autorisation de divulgation ou un accès partiel ou complet à vos données. Ceci devrait être la norme, et être non négociable.
3. Mises à niveau et plateformes technologiques
Toutes les mises à niveau devraient s’effectuer de manière à ce que l’utilisateur n’en soit pas conscient. Ce qui est important, c’est de garantir qu’au moment auquel vous obtiendrez les mises à niveau, tout développement propre à votre entreprise pendant l’implantation de l’ERP ou de la solution sera préservé, peu importe la nature des versions futures.
L’ERP ou la solution devraient tous deux fournir une plateforme technologique vous permettant d’adapter votre environnement selon vos besoins plutôt qu’une boîte noire intouchable dont vous ne comprenez pas le fonctionnement.
4. Flexibilité et personnalisation
Finalement, la plateforme technologique devrait être flexible et permettre l’intégration par les services web, disposer d’API, inclure une logique et un outil de flux de travail (workflow) et un environnement de développement intégré (IDE) qui vous permettrait de concevoir, de configurer et de tester vos développements.
Évaluer le coût total de possession d’un système ERP
Alors que vous vous assurez qu’on a bien répondu aux questions ci-dessus, et que l’ERP cloud ou les solutions que vous évaluez répondent bien à vos besoins du point de vue de la fonctionnalité, nous pouvons penser aux coûts, ou mieux encore, au coût total de possession (TCO).
Lorsque vous gérez les systèmes sur-site, vous devez tenir compte des coûts reliés aux installations, matériel, intergiciel, logiciel, licences d’utilisation et au personnel TI, sans mentionner les options de sauvegarde et de récupération.
La redondance et la disponibilité sont la source de dépenses importantes pour votre entreprise, dépenses que vous devrez prendre en compte lorsque vous comparerez les options sur-site aux options cloud. Une solution ou un ERP cloud devraient garantir une disponibilité de plus de 99 %.
Il est peu probable qu’un service des TI local puisse atteindre ces résultats et qu’il pourrait même ne pas être en mesure de communiquer régulièrement à la direction les résultats de disponibilité de son système.
Avez-vous déjà considéré les frais qu’il vous en coûterait pour maintenir votre système en bon état de fonctionnement ? Pire encore, combien votre entreprise perdrait-elle à cause de l’indisponibilité de systèmes critiques ?
Selon le rapport de Gartner, publié en 2014, traitant des coûts reliés à l’indisponibilité des systèmes, une entreprise moyenne perd 5 600 $ par minute de temps d’arrêt des applications critiques. Faites le calcul vous-même. Nous devrions également prendre en compte le fait qu’un ERP ou solution cloud ne présente pas les mêmes risques de perte de données lorsque survient un temps d’arrêt. C’est également extrêmement pertinent et coûteux dans tous les sens du terme, lorsque nous gérons des systèmes sur-site, alors que les coûts de maintenance d’applications augmentent rapidement, chaque année.
Généralement, l’analyse des coûts devrait vous aider à comparer des pommes avec des pommes.
À première vue, vous pourriez trouver dispendieux de payer annuellement un montant donné tant que vous maintiendrez l’exploitation cloud de vos systèmes. Mais lorsque les comparaisons appropriées sont effectuées, sur la même base, les coûts par utilisateur pour les systèmes cloud correspondent à environ 50 % du coût total par utilisateur d’un système sur-site.
Chaque entreprise est unique, et le choix du modèle ou de la solution cloud devrait inclure ses priorités et ses particularités d’affaires afin de garantir que la solution sélectionnée soit la plus efficiente et la mieux adaptée.
