Intégration de Maximo dans les systèmes ERP

Le concept de taille unique ou de passe-partout n’existe pas dans le monde du logiciel. Chaque solution a ses avantages et ses inconvénients. Les entreprises investissent généralement dans des ensembles de logiciels plus ou moins compatibles pour mener à bien leurs activités.

Un des aspects importants dans le choix d’une solution de gestion des actifs d’entreprise (enterprise asset management, ou EAM) est la façon selon laquelle le nouveau système assurera la continuité de l’entreprise avec un minimum de perturbation. Cet aspect, auquel s’ajoutent des fonctions de personnalisation et de soutien des processus, couvre aussi tout ce qui a trait à la migration des données et à l’intégration harmonieuse avec les logiciels tiers. Dans bon nombre de projets d’implantation de systèmes EAM auprès d’organisations riches en actifs, l’intégration avec les logiciels tiers occupe une place prépondérante. Les utilisateurs finaux ont généralement besoin d’intégrer leur EAM avec des logiciels d’intelligence d’affaires (business intelligence, ou BI), des systèmes de gestion du carburant, des systèmes de gestion des données et des progiciels de gestion intégrés (enterprise resource planning, ou ERP). C’est de ce dernier aspect que nous traiterons dans le présent article, à savoir la capacité d’IBM Maximo Asset Management à s’intégrer aux systèmes ERP. Nous aborderons également l’approche qui permet d’atteindre les objectifs d’intégration harmonieuse entre les deux plateformes.

Avantages d’une intégration Maximo-ERP solide

Dans une intégration Maximo au sein d’un système ERP, il est commun de voir Maximo s’occuper des actifs physiques, et de voir le système ERP gérer les finances, exclusivement : coûts continus, systèmes de grand livre, débiteurs et créditeurs, et gestion de trésorerie. Dans un tel scénario, le principal avantage de l’intégration est l’exactitude des données que les deux systèmes se partagent. Cela suppose l’établissement d’autres objectifs visant à ce que les données soient transmises comme prévu entre Maximo et le système ERP.

• Flux de l’information
  L’information (données permanentes ou transactionnelles) circule librement entre les deux systèmes.
• Fréquence de synchronisation
  Les deux systèmes sont synchronisés selon une fréquence qui assure la continuité des opérations, sans interruption et sans temps d’attente.
• Exactitude des données
  L’échange entre les deux systèmes se fait avec justesse, sans chevauchement des données.
• Gain de temps pour les utilisateurs finaux
  Les données pertinentes sont stockées dans le système approprié, ce qui réduit leur redondance et empêche leur saisie à plusieurs reprises.

Obstacles à l’intégration entre EAM et ERP

La présence de multiples systèmes et bases de données a toujours ajouté une certaine complexité aux intégrations EAM-ERP. Grâce à la modernisation des outils et des technologies, les entreprises peuvent surmonter ces difficultés, jusqu’à un certain point. On trouve ci-dessous certains problèmes auxquels font face les organisations lorsqu’elles planifient de telles intégrations.

• Choix de la stratégie adéquate pour l’intégration EAM-ERP
• Maintien des intégrations EAM-ERP
• Harmonisation des données parmi les différents systèmes
• Introduction et gestion des personnalisations

Dans les entreprises, les systèmes ERP gèrent habituellement les finances. Une partie de ces activités financières sont liées à la gestion des actifs (entretien, réparation et exploitation, gestion du matériel, achats, etc.) et doivent être lancées et suivies à même le système EAM, le cas échéant. Les deux systèmes doivent toutefois être intégrés et uniformisés pour assurer une juste répartition des coûts, et ainsi payer les fournisseurs et transférer les données de coûts au système ERP.

Trucs importants pour la réussite d’une intégration EAM-ERP

1. Établissez à l’avance à quoi devraient ressembler les processus du côté EAM et du côté ERP. Déterminez un flux d’information fonctionnel avant d’entreprendre l’intégration; vous réduirez ainsi les coûts de configuration (et donc les coûts du projet) et vous respecterez l’échéancier établi.
2. Assurez-vous que toutes les activités financières liées à la gestion des actifs (comptes de stocks, justificatifs d’achats, etc.) soient rapidement transférées au système ERP et non seulement suivies à même le système EAM.
3. Assurez-vous que les données liées aux stocks, aux achats, à l’entretien et à l’ingénierie se trouvent dans un seul système (EAM, de préférence), mais demeurent intégrées aux autres données financières.

Processus d’intégration de Maximo

Peu importe l’éditeur du système ERP, les étapes permettant l’intégration de Maximo demeurent les mêmes. L’objectif est d’aborder le « quoi », le « quand » et le « comment ». Le « quoi » correspond aux jeux de données que les deux systèmes doivent se partager. Le « quand » couvre le calendrier d’échange des données et la fréquence des échanges. Le « comment » a trait aux outils employés par Maximo pour mettre l’intégration en œuvre.

Définir les jeux de données qui doivent être partagées (le « quoi »)

Dans le cadre d’une intégration Maximo, on doit surveiller deux types de données : les données permanentes et les données transactionnelles.

Les données permanentes comprennent les jeux suivants : organisations, sites, sociétés, composants de grand livre (GL), matériaux, magasins, codes de devises, taux de change, etc. La première étape consiste à définir le jeu de données permanentes qui fera partie de l’intégration. La suivante est de déterminer la direction du flux d’information à chaque point d’intégration. Cela signifie que pour chaque point d’intégration, un système fera office de « maître » et l’autre d’« esclave ». Les données sont créées et entretenues au sein du système « maître » puis sont mises à disposition du système « esclave » après leur synchronisation. Certains jeux de données peuvent être partagés et entretenus au sein des deux systèmes. Le tableau ci-dessous illustre les résultats possibles découlant de l’établissement d’un point d’intégration pour les données permanentes.

Après avoir abordé les données permanentes, on doit déterminer quelles données transactionnelles seront intégrées. Parmi les données transactionnelles, on retrouve les demandes d’achat, la réception de marchandises et de services, les factures, les émissions et les transferts.

Calendrier et fréquence des échanges de données (le « quand »)

Après avoir déterminé quelles données feront partie de l’intégration et établi la direction du flux d’information, une autre étape importante consiste à définir le calendrier et la fréquence de synchronisation des données entre les deux systèmes. Le choix du bon moment est très important et permet l’achèvement de chaque processus selon l’échéancier défini par l’entreprise. Chaque processus de l’organisation établit la fréquence de l’intégration des données, qui se décline en deux catégories : en temps réel et par lots.

Dans le cas d’une intégration en temps réel, un événement prédéterminé déclenchera le processus d’intégration sur un enregistrement spécifique. Ce type d’intégration est généralement employé pour les données transactionnelles sujettes à des échanges fréquents. Prenons par exemple la création instantanée d’une demande de matériel dans l’ERP dès l’approbation d’un bon de travail avec matériel planifié.

En ce qui a trait aux intégrations par lots, un ensemble de données répondant à certains critères est envoyé par intégration, à une fréquence préétablie. Par exemple, les jeux de données de magasins peuvent être transmis hebdomadairement plutôt qu’en temps réel.

Dans tous les cas, c’est le processus d’affaires – en fonction de son importance – qui influence le choix entre intégration en temps réel et intégration par lots.

Outils employés dans le cadre d’intégration Maximo-ERP (le « comment »)

Grâce au cadre applicatif IBM Maximo Integration Framework (MIF), l’intégration de Maximo au sein de toute application ERP n’est plus une tâche complexe.

MIF permet le partage des données entre Maximo Asset Management et les systèmes tiers. Maximo Integration Framework permet également l’utilisation de l’interface de programmation REST (Representational State Transfer) et le partage des données de cycle de vie entre applications selon l’intégration OSLC (Open Services for Lifecycle Collaboration).¹

IBM met à disposition des adaptateurs facilitant l’intégration entre IBM Maximo et certains systèmes ERP tels que Oracle et SAP. Il est possible de les utiliser si la configuration comprend des processus plutôt standard. Les solutions sur mesure doivent toutefois être privilégiées pour les intégrations à personnalisation élevée. Le diagramme ci-dessous affiche un survol du cadre IBM MIF.

Exemple d’intégration Maximo avec PeopleSoft

PeopleSoft est un système ERP qui comprend des modules pour la gestion du capital humain (HCM), la gestion des finances, la gestion des relations fournisseurs, l’automatisation des services d’entreprise, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et les solutions sur campus. On l’emploie dans de nombreux domaines d’activité, y compris le secteur municipal.

En s'appuyant sur l'approche décrite précédemment, le tableau ci-dessous illustre l’établissement des jeux de données, des flux d’information et des fréquences d’échange.

Conclusion

Dans la plupart des projets d’implantation EAM, l’intégration avec l’ERP existant est une étape clé. Au moyen du cadre applicatif Maximo Integration Framework et d’adaptateurs prédéfinis, IBM Maximo fait montre d’une grande capacité d’adaptation permettant une intégration harmonieuse. Nos experts ont mené à bien de nombreux projets de ce genre avec brio, et ce, dans plusieurs industries et avec différents systèmes ERP. Parlez-nous de votre situation; nous pourrons sans doute vous aider!

1. Tiré de la documentation d’IBM, Maximo Asset Management / 7.6.1. https://www.ibm.com/docs/fr/mam/7.6.1?topic=applications-integration-apis 

Références
IBM integration guide, IBM, 2008
Maximo Asset Management V7.6 documentation, IBM, 2020
Integrating IBM Maximo into your enterprise resource planning system, Steve Lee, IBM, 2017