Nous avons tout récemment complété une conversion SAP S/4HANA en seulement sept mois pour notre client Mondou.
Le but de l’article n’étant pas de vous offrir une version romancée d’une conversion SAP S/4HANA, mais bien de vous partager trois leçons que nous avons apprises lors de ladite conversion. Ces sept mois ont parfois été intenses, nous avons dû faire face à plusieurs enjeux inattendus, et il nous est parfois arrivé d’avoir des doutes... Mais, éventuellement, nous avons réussi. Tout ça dans le temps imparti et le budget alloué et nous en sommes très fiers.
Le système SAP S/4HANA nouvellement converti est un réel succès, et ce, depuis sa mise en œuvre officielle!
Adoption à grande échelle SAP S/4HANA
Le présent article résume les 3 principales leçons apprises au cours de ce projet de migration :
1. Optimiser l’échéancier de conversion;
2. Garder la conversion simple et orientée sur l’objectif;
3. Faire attention aux fausses croyances habituelles.
1. Optimiser l’échéancier de conversion
Outillage technique
En vue des préparatifs pour une migration vers SAP S/4HANA, SAP publie régulièrement de nouveaux outils. Ces outils sont améliorés à chaque nouvelle version de SAP S/4HANA, et contribuent à simplifier les conversions, ils ne sont donc pas optionnels.
Mais avec tous ces outils, contrôles, et contrôles des prérequis, par quoi doit-on commencer ? Tout ça peut facilement devenir intimidant. Devrait-on commencer par la migration de la base de données ? S’assurer que les nouveaux serveurs virtuels (VM) sont adéquatement provisionnés et configurés ? Planifier des ateliers pour Fiori ? Non, aucune de ces réponses n’est la bonne.
Bien qu’importantes, ces tâches ne sont pas une priorité lorsque vous amorcez une conversion SAP S/4HANA.
Exécuter une Simplification Item Check List de SAP S/4HANA dans un environnement sécurisé ou sandbox dès que possible.
Lorsque vous exécuterez la vérification des éléments (/SDF/RC_START_CHECK) vous pourrez choisir l’un des deux types de contrôles possibles : contrôle de pertinence (Relevance check) et contrôle de cohérence (Consistency check), les deux servent à vous assurer que le système est stable afin de permettre la conversion.
L’un des principaux avantages d’obtenir les résultats préliminaires de la Simplification Item Check List, dans un environnement sécurisé (sandbox), c’est d’avoir une idée de l’étendu du travail requis avant de commencer la migration. Ces résultats pourraient même vous aider à définir ou redéfinir l’échéancier de votre projet de conversion SAP S/4HANA.
Liste des éléments à simplifier comportant des indicateurs rouges
En d’autres mots, tant qu’un élément de la liste est associé à un indicateur rouge, la conversion n’est techniquement pas permise.
Par exemple, au tout début de la liste des activités non résolues, vous retrouverez l’approche de partenariat (Business Partner Approach). Dans SAP S/4HANA, l’utilisation des partenaires d’affaires devient obligatoire, elle exige la conversion de toutes les relations d’affaires existantes dans SAP par CVI (intégration client/fournisseur).
Autre que le CVI, tout autre squelette laissé dans le placard (erreurs de personnalisation passées, problèmes d’archivage passés, etc.) ressortirait dans la Liste des éléments à simplifier et devrait être résolu à cette étape.
Traiter toutes les alertes de la liste, la toute première fois, pourrait prendre des semaines, voire des mois. Ce qui garderait toute l’équipe de migration S/4 occupée aussi longtemps qu’il en faudrait pour traiter toutes les alertes.
Ce qui justifie l’exécution de la Simplification Item Check List dès que possible. Puis, alors que les consultants fonctionnels travaillent sur chaque champ d’application de la liste, les architectes Basis, Linux Admin et infonuagique pourraient se concentrer, entre autres, à provisionner les nouvelles machines virtuelles sur-site ou infonuagiques.
Détecter tout obstacle potentiel : exécuter une planification de la maintenance anticipée
En date de juillet 2015, le planificateur de maintenance (Maintenance Planner), que vous trouverez sur le Portail de soutien est le principal outil de planification pour les mises à jour, mises à niveau, et les ajouts à votre environnement système. Planifiez une séance de conversion SAP S/4HANA dès que possible, notez toutefois qu’il sera tout de même nécessaire de vous assurer que les définitions du système sont correctement reproduites.
Planifier S/4HANA dans le planificateur de maintenance
Ceci dit, n’ignorez pas comment le système a été défini, toute composante logicielle attribuée par erreur pourrait entraîner des résultats indésirables pendant la migration. Le planificateur de maintenance vous aidera à déterminer facilement les compléments ou composantes logiciels qui ne sont pas supportés par SAP S/4HANA, et qui pourraient vous empêcher d’effectuer la migration.
Il est important de mentionner que la liste de contrôles de simplification des éléments (Simplification Item Check List), et les contrôles du planificateur de maintenance (Maintenance Planner Checks) ont tous deux été intégrés aux contrôles de l’état global de préparation SAP S/4HANA 2.0 (Global Readiness checks).
2. Garder la conversion simple et orientée sur l’objectif
Souvenez-vous que SAP a développé des outils pour vous aider à simplifier votre conversion. Utilisez-les!
Suivez le guide d’implantation d’un environnement SAP
SAP offre plusieurs options de déploiement et de plus en plus d’accompagnement. Ce sont les meilleures pratiques officielles qui simplifieront votre environnement SAP S/4HANA. Par exemple, en ce qui a trait à l’architecture Fiori, la recommandation est de posséder un système embarqué SAP S/4HANA, avec des serveurs frontaux (front-end) et dorsaux (back-end) hébergés sur la même machine.
Meilleures pratiques de déploiement Fiori
Procéder à un déploiement embarqué simplifiera l’architecture Fiori, facilitera le dépannage, et accélérera le processus de déploiement.
Serveur frontal Firori déployé simultanément au serveur dorsal
Tirez profit de l’activation rapide du contenu (Rapid Content Activation), aussi souvent que possible
Par exemple, utilisez l’activation rapide pour Fiori dans SAP S/4HANA 1809
Note SAP 2704570, activation rapide pour Fiori
Le processus d’implantation pour Fiori a été considérablement simplifié, réduisant de façon importante le temps et les efforts requis pour y arriver :
Meilleures pratiques de déploiement Fiori
Liste de tâches SAP pour la passerelle Fiori
Grâce à Enterprise Search et Embedded Analytics, seulement quelques heures sont dorénavant nécessaires pour implanter Fiori. Il y a seulement quelques années, ce processus prenait jusqu’à une journée entière!
3. Faire attention aux fausses croyances habituelles
Mythes contre-productifs
Fausses croyances concernant SAP HANA
À même la base de données SAP S/4HANA, SAP a consacré une note entière pour aborder les fausses croyances les plus populaires concernant HANA : 2100010 - SAP HANA : Mythes populaires (S-user SAP requis).
Il semble que plusieurs de ces mythes pourraient avoir un impact direct pendant et après la conversion SAP S/4HANA.
Par exemple, après la conversion, nous avons observé que quelques-unes des tâches ABAP prenaient beaucoup plus de temps que ce que nous avions prévu. Malgré le fait que nous utilisions la plus récente version de HANA, la création d’index pourrait s’avérer nécessaire pour optimiser des requêtes centrales, critiques en termes de performance.
Création d’index
Dans notre exemple, la création d’un index secondaire a considérablement réduit le temps d’exécution d’accès en masse au tableau A071 (prix de vente propre à l’usine).
Amélioration de la performance de la tâche
Un autre mythe populaire en lien à HANA, comme énuméré dans la note SAP mentionnée ci-dessus, c’est qu’une importante attribution de mémoire indique un problème sérieux. Ce n’est pas le cas.
Indicateur clés du processus (KPI) mémoire HANA
Linex pourrait attribuer de la mémoire additionnelle à la page cache, si disponible. Ce qui ne représente pas un enjeu puisqu’en cas d’un besoin de mémoire supplémentaire de l’application SAP, la page cache réduira sa taille de façon flexible. Un indicateur plus pertinent serait la mémoire utilisée de la base de données.
Alors, détendez-vous, il n’y a fort probablement pas d’enjeu de taille du serveur HANA, votre base de données n’est pas sur le point de planter !
C’est en fait un mythe qui va bien au-delà des frontières de SAP HANA, vous trouverez plus de détails ici : https://www.linuxatemyram.com/
Une conversion SAP S/4HANA ne se termine pas par la migration de la base de données.
Après avoir passé plusieurs semaines à préparer la migration de la base de données et à ré-héberger cette dernière, et parfois même vos serveurs d’applications, et éventuellement à compléter avec succès le post-traitement SUM (gestionnaire de mise à jour du logiciel), vous pourriez croire que la conversion est terminée. Et bien, elle ne l’est pas!
Réalisation du SUM, ce n’est toujours pas fini.
Pour que le tout nouveau système puisse être utilisable, on doit effectuer la migration FI (fichiers finance) tout juste après le post-traitement SUM.
Conversion de la comptabilité
Avec SAP S/4HANA, le registre universel regroupe les composantes FI (Financial Accounting) et CO (contrôle de gestion) jusque-là séparées, en un seul endroit et dans une table de postes individuels appelée ACDOCA. Les immobilisations, contrôle de gestion, analyse de rentabilité, registre des matériaux, et grand livre existaient tous dans des composantes séparées de finances dans SAP ECC (ERP Central Component).
Le registre universel dans SAP
Après la migration technique vers SAP S/4HANA, les postes de dépenses en lien au grand livre, contrôle de gestion, registre des matériaux et comptabilité des actifs du tableau ACDOCA (registre universel des postes de dépense) doivent être remplis.
La conversion FI, laquelle devrait être effectuée par des conseillers FI d’expérience, peut être effectuée en utilisant le IMG (guide d’implantation).
SAP IMG, début et suivi de la migration des données.
Moniteur de migration des données
La migration FI a un impact important sur l’utilisation de l’unité centrale de traitement (CPU) et de la mémoire.
Migration des données, utilisation élevée des ressources
Que vous choisissiez d’aller vers une solution SAP infonuagique publique ou de rester sur-site, assurez-vous que les serveurs peuvent accepter la charge de travail additionnelle et qu’ils sont évolutifs.
Image Sources :
- https://s3.xopic.de/opensap-public/courses/16qrH1GqBPZxe8A89zuIw9/rtfiles/2WvMciZwzQ0m1dl0jdfLB9/openSAP_s4h14_Week_1_All_Slides.pdf
- https://usadultliteracy.com/2016/10/27/idiom-of-the-week-skeletons-in-your-closet/
- https://s3.xopic.de/opensap-public/courses/16qrH1GqBPZxe8A89zuIw9/rtfiles/3G1fONerCeDw91TrvO4wBR/openSAP_s4h14_Week_2_All_Slides.pdf
- https://s3.xopic.de/opensap-public/courses/6TQBud3sMchtaRLGDQDkwo/rtfiles/6KSOpWw6ZF9MPYns8q7Xgo/openSAP_s4h15_Week_2_All_Slides.pdf
