Saviez-vous que les dépenses générales liées à l’administration et les frais de déplacement et de représentation peuvent engendrer d’énormes coûts pour votre entreprise? Les voyages d’affaires représentent effectivement la plus grosse dépense après les salaires. En mettant en place de bonnes stratégies de gestion et d’intégration au sein de votre organisation vous pourrez:
- Réduire les coûts et le temps de traitement des notes de frais;
- Améliorer la conformité;
- Augmenter votre chiffre d’affaires.
Découvrez trois façons de simplifier la gestion des dépenses.
1. Factures électroniques et photographies
L’envoi et la réception de factures électronique sont des pratiques de plus en plus courantes. En effet, lorsqu’un employé obtient une facture papier, il lui est fortement conseillé de la photographier à l’aide de son appareil mobile pour éviter de :
- L’égarer;
- Perdre du temps à la chercher;
- Accumuler de la paperasse.
Ces deux méthodes préviennent les erreurs, car les pièces justificatives sont détaillées et précises. De plus, vous pouvez facilement les valider et rembourser vos employés plus rapidement. Vous gagnez ainsi en temps, en coûts et en transparence, puisque les notes de frais de votre personnel nécessitent moins de corrections.
2. Une politique de dépenses bien définie
Une politique de dépenses au sein d’une entreprise est une structure mise en place par un employeur pour déterminer ce qui est admissible et les conditions de remboursement pour les employés. Elle vous permet, entre autres, de gagner du temps lors de réservations en éliminant les fournisseurs ne répondant pas aux critères de votre politique. Il est primordial de bien la définir pour encadrer votre personnel et éviter toute erreur. Dans le cas contraire, votre entreprise s’expose au risque de subir des conséquences fiscales. Par exemple, elle pourrait devoir payer des pénalités à la suite d’un audit si certaines règles fiscales n’ont pas été suivies. Certains employés peuvent aussi malheureusement commettre des fraudes.
Pour vous assurer que votre politique de dépenses soit bien définie, voici quelquesquestions pertinentes à vous poser:
- Êtes-vous immédiatement au courant des notes de frais engendrées lors des voyages d’affaires?
- Avez-vous une politique claire et efficace?
- Savez-vous quand votre politique n’est pas respectée?
- Pouvez-vous classer les dépenses de vos employés par catégorie et par montant?
- Pouvez-vous facilement lier les frais de déplacement à un client ou à une vente en particulier?
- Remarquez-vous les dépenses non conformes à votre politique?
- Prenez-vous des décisions budgétaires éclairées en fonction de données détaillées sur les frais encourus par vos employés?
Si vous répondez non à la plupart de ces questions, il se peut que votre politique ne soit pas suffisamment précise. Votre personnel n’est également peut-être pas familiarisé avec celle-ci.
3. Intégrer une solution automatisée
Plusieurs outils existent pour vous aider à organiser vos voyages d’affaires et gérer vos dépenses, dont les solutions automatisées. Celles-ci offrent un éventail de services pour gérer vos déplacements, notamment en étant connectées aux agences de voyages, aux émetteurs de cartes de crédit et à plusieurs de vos partenaires. Elles vous permettent d’avoir accès aux pièces justificatives électroniques (des factures ou des photos) et d’accumuler des données. L’accumulation de données est notamment pratique dans le cadre de prévisions budgétaires. Dès lors, il vous est plus facile de déterminer les priorités et d’ajuster le budget alloué aux notes de frais.
Une autre option offerte par les solutions automatisées est l’intégration de votre politique de dépenses dans le processus de gestion. De cette façon, les règles de remboursement de notes de frais y sont automatiquement implantées. Ainsi, chaque opération non conforme à votre politique est rapidement signalée, vous permettant de réagir en conséquence. Tout en sachant que 40 % à 50 % des employés réservent sans respecter les politiques, ce système est bénéfique pour vous. Effectivement, il garantit le respect des règles et diminue les risques de dépenses au-delà des prévisions budgétaires. Vos employés en tireront aussi avantage, car la conformité et la transparence des notes de frais seront améliorées, et les remboursements s’effectueront plus rapidement.
Ce type de solution automatisée facilite aussi la gestion et l’organisation des déplacements en offrant une technologie de pointe simplifiant les réservations. Celles-ci sont connectées à plusieurs applications et services en ligne pour réserver des billets d’avions, des hôtels et des véhicules. Assujettis à ces conditions, les membres de votre personnel perdent moins de temps à gérer tous leurs déplacements et ils pourront se consacrer à d’autres tâches. En parlant de réduction de temps, on parle aussi d’une réduction des coûts. Vous gagnez sur tous les aspects !
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Bref, développer de bonnes stratégies et intégrer des outils efficaces est profitable pour une entreprise : ¨Les entreprises disposant d'un système intégré de gestion des frais de déplacement et de dépenses demandent en moyenne 47% moins de temps au personnel pour le traitement des notes de déplacement et de dépenses." (Source SAP Concur).
En intégrant une solution automatisée, vos employés ont plus de temps et de ressources à consacrer à l’expansion de l’entreprise !
Votre organisation pourrait bénéficier d'une simplification du processus de gestion des dépenses? Travaillons-y ensemble!
