Lundi soir, 18 h.
Après une journée normale au boulot, un de vos vendeurs apprend une nouvelle à la dernière minute. Il doit se rendre à Toronto le soir même pour déjeuner avec un client à 9 h le lendemain matin. Après avoir acheté son billet d’avion, il décide de réserver une chambre dans un hôtel avec lequel l’entreprise a un rabais. Or, la réceptionniste est incapable de l’accorder en raison d’une erreur informatique. Pressé, l’employé décide de payer le plein prix, soit 250 $, alors qu’il aurait dû débourser 180 $.
Dans un restaurant huppé de Montréal, un autre de vos employés commande une bouteille de vin à un coût dépassant les règlements de l’entreprise. Il prétexte vouloir séduire un client.
Parallèlement, son collègue réserve un siège en première classe en vue de son prochain déplacement vers New York.
Gardez votre argent
Pour une entreprise dont le chiffre d’affaires dépasse plusieurs millions de dollars, une dépense superflue de 50 $ à 100 $ peut sembler anodine. Or, elle n’a pas lieu d’être. Le principe de base d’une entreprise est de faire de l’argent, pas d’en perdre.
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Ainsi, tout gaspillage, si minime soit-il, devrait engendrer un pincement au cœur pour un gestionnaire. Il en est de même pour tout le personnel déployant des efforts quotidiens dans le but de faire croître l’entreprise.
Le problème empire lors de déplacements hebdomadaires dans le cadre du travail de vos employés. En effet, ils peuvent débourser, malgré vous, plus d’argent que nécessaire à cause de problèmes semblables. Vos pertes peuvent rapidement atteindre plusieurs milliers de dollars en une seule semaine. Sur une année, on parle même de centaines de milliers à des millions de dollars.
Fût un temps où les dirigeants d’entreprise achetaient eux-mêmes ce dont les employés avaient besoin. En décentralisant le pouvoir d’achat, il est devenu très difficile de garder le contrôle sur toutes les dépenses, même en établissant une politique d’entreprise.
Votre politique des dépenses d’entreprise passe-t-elle inaperçue?
Malheureusement, dans bien des cas, cette politique de dépenses d’entreprise est ignorée pour plusieurs raisons, car bon nombre d’employés :
- ne la connaissent tout simplement pas;
- ne savent pas où la trouver pour en prendre connaissance;
- préfèrent réserver leurs voyages à partir de leur propre appareil mobile (téléphone ou tablette);
- planifient leurs déplacements fonction de leurs propres besoins et non ceux de l’entreprise, surtout dans le cas des programmes de récompenses. Votre employé sera récompensé par sa compagnie aérienne, mais non par votre politique d’entreprise. Il finit d’ailleurs par voir cette dernière comme un amas de règlements désagréables et contraignants.
Comment inciter vos employés à respecter votre politique d’entreprise? Leur fournir les outils leur permettant de faciliter la réservation de leurs voyages et la production de leurs rapports de dépenses est une solution simple.
Prévenir ou guérir?
Vous pouvez certes renforcer la vérification des rapports de dépenses au service de la comptabilité, mais ces dépenses auront déjà été encourues. N’est-il pas préférable de savoir où votre argent sera dépensé avant qu’il ne le soit? Évitez que votre fameuse politique d’entreprise ne devienne un concept fictif et nébuleux. Faites plutôt appel à la fiabilité des solutions technologiques et automatisez vos dépenses.
Vous garderez ainsi le contrôle sur la santé financière de votre entreprise!
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