Article publié sur le site lesaffaires.com
Le Groupe Créatech
Dans un article antérieur (« Processus d’affaires et flux d’information et de matière »), la comparaison entre la fluidité de mouvement du matériel dans une entreprise à celle des véhicules sur une autoroute a été illustrée. Voici la suite qui traitera de la fluidité de mouvement de l’information par l’entremise d’un ERP (« Enterprise Resource Planning » ou Progiciel de gestion intégré).
Il y a gros à parier qu’une des plus grandes inefficacités de gestion dans nos entreprises aujourd’hui est reliée à la recherche d’information de qualité. Une impressionnante quantité d’énergie est déployée pour réconcilier l’information contradictoire dans les finances, dans la gestion des inventaires et dans tous les processus critiques de l’entreprise. Et que dire de l’information qu’on ne trouve tout simplement pas!
Quoique difficile à quantifier, un des plus importants bénéfices que retire une organisation lorsqu’elle se dote d’un outil de gestion ERP est sans contredit l’élimination de la recherche de cette information précieuse et de qualité! Nos collègues de réingénierie de processus manufacturiers et de processus de distribution connaissent depuis longtemps les bienfaits du Gemba Kaïzen — un terme qui veut dire « amélioration continue (kaïzen) dans l’espace de travail (gemba) » — et ils l’appliquent avec succès dans toutes les sphères des opérations de l’entreprise. Et ce succès s’obtient simplement en mettant un peu d’ordre, ce qui permet de trouver ce que l’on cherche quand on en a besoin, et en éliminant les activités qui n’ont pas de valeur.
Un client appelle et veut savoir quand sa commande lui sera livrée (date et heure). Cette simple question peut devenir un véritable casse-tête pour les entreprises mal outillées. Pensez-y : il faut trouver la fiche du client pour obtenir son numéro, lister les commandes faites par ce client et identifier celles qu’on ne lui a pas encore expédiées. Par la suite, il faut trouver l’ordre ou les ordres de fabrication qui sont rattachés à cette commande, et, si cette dernière n’est pas encore en cours de fabrication, il faut se renseigner sur sa date prévue de production. Enfin, il faut s’assurer que les matières premières qui entrent dans la composition du produit sont en stock, ou, à tout le moins, en commande chez les fournisseurs. Essoufflé? Cela n’est qu’un tout petit exemple des recherches qui peuvent être nécessaires dans le cours normal d’affaires quotidiennes.
Vous seriez pourtant surpris de la quantité d’organisations qui répètent ce processus de recherche. Parfois, elles le font même entièrement de manière manuelle! Ou encore, certaines entreprises créent des outils « maison » développés en Excel, ou des formulaires remplis à moitié dans Word et l’autre moitié à la main, ou des documents innombrables qui contiennent des notes manuscrites pour faciliter la recherche et pour tenter d’augmenter l’efficacité.
Le système ERP digne de ce nom, implanté dans les règles de l’art, rend la recherche de cette information presque un jeu d’enfant. Premièrement, parce que les données ont été entrées dans le système de manière structurée, le plus rapidement possible au moment de leur création et autant que possible avec des validations qui en assurent la qualité. Deuxièmement, parce que ces systèmes fournissent généralement des outils d’interrogation de l’information qui facilitent la recherche en utilisant des concepts qui seraient impossibles à mettre en place sur papier. Dans l’exemple ci-dessus, la version dynamique du concept « disponible à promettre » (« dynamic Avalable To Promise ») tiendrait compte en tout temps des morceaux de casse-tête qui doivent se mettre en place pour donner une date de livraison au client.
Il est certain que, pour implanter un ERP, la facture atteint très souvent les quelques centaines de milliers de dollars. Mais pourquoi hésite-t-on à faire cet investissement une fois pour toutes, alors que, très souvent, on n’hésite pas à embaucher quelques paires de bras bien intentionnées qui deviendront un coût récurrent pour l’organisation? À une époque où la compétition est féroce et où il est de plus en plus difficile de réduire ses coûts d’opération, l’absence d’un ERP dans l’entreprise peut faire la différence entre l’extinction, la survie et parfois la domination de celle-ci sur le marché. Il serait dommage d’attendre trop pour finalement ne jamais découvrir dans quel groupe on fait partie...
