Saviez-vous que les systèmes de gestion de la performance financière (EPM) procurent une information décisionnelle de qualité en temps réel, réduisent vos coûts d’exploitation et optimisent l'efficacité de vos processus financiers?
Voici comment!
Le contexte : révolution numérique et industrie 4.0
Les nouvelles technologies sont en effervescence et déjà intégrées à notre quotidien. Avec la mondialisation, le service à la clientèle sur mesure, les opérations à moindre coût et la surproduction d’information, l’arrivée de l'Industrie 4.0 a bien sonné. Ne pensons qu’à l'Internet des objets (IoT), au stockage des mégadonnées (big data), à l'apprentissage automatique (machine learning) et à d’autres innovations technologiques avancées qui, il n’y a pas si longtemps, semblaient futuristes.
Cette nouvelle réalité est bien concrète et en progression. Face à des concurrents qui se transforment, les entreprises se réinventent. Ces nouveautés numériques offrent des avantages indéniables à qui sait les apprivoiser. Ces grands bouleversements apportent également leur lot d’incertitude.
Les entreprises du Québec présentent un retard face à la réforme numérique et à l’automatisation des processus d’affaires. Le journal Les Affaires mentionnait récemment que seules 25 % des entreprises québécoises ont automatisé leurs processus. En comparaison, ce sont 75 % et 55 % des entreprises en Allemagne et aux États-Unis respectivement. (Manufacturier 4.0: le retard du Québec menace les exportations)
La fonction Finance ne fait pas exception. Les finances tardent à jouer le rôle stratégique attendu de la haute direction. Il leur faut quitter un rôle réservé au traitement des transactions et à la production de rapports historiques. Et passer à un rôle de partenaire transversal qui fournit succinctement des informations décisionnelles à valeur ajoutée, accessibles aux décideurs en temps réel. Ce n’est pas une mince tâche!
Dans ces circonstances, investir dans des systèmes financiers de pointe représente un risque pour les dirigeants. « Plusieurs dirigeants ont un blocage par rapport aux effets transformateurs du numérique, car “c'est trop gros”, ou “ça peut sembler inaccessible”. » (Les Affaires, 20 Avril 2019, p.8.) Cependant, ceux qui résistent aux technologies numériques et à l’automatisation de la fonction Finance risquent de disparaître ou d’accumuler du retard face à leurs concurrents. Sont moins attrayants pour les investisseurs et les créanciers ceux qui livrent des rapports historiques en retard.
Néanmoins, la réforme numérique est bien lancée. Les entreprises qui se réforment par l’amélioration et l’automatisation de la fonction Finance bénéficient d’avantages non négligeables.
Amélioration de la performance des processus financiers
Une bonne pratique avant d’implanter un système d’information est de procéder à la révision méthodique des processus d’affaires. Plusieurs processus pourront ainsi être améliorés sans investir massivement en technologie. Les processus financiers, eux, ont rarement évolué au fil des années. Étant donné des capitaux limités, investir dans des opportunités logistiques ou de positionnement de marché fait ombrage à une remise en question rigoureuse du rôle et de l’efficience de la fonction Finance.
Bon nombre d’entreprises optent pour des solutions manuelles ou de technologie désuète, considérées comme des solutions à moindre coût, pour un service « back office », mal intégrées, pour combler ces lacunes. Des processus financiers alourdis, complexes et mal outillés en découlent. Le coût de leurs opérations transactionnelles demeurant élevé, les finances ne peuvent jouer le rôle attendu de leader en performance fournissant succinctement des informations décisionnelles de qualité, accessibles aux décideurs en temps réel.
En cours de projets d'implantation d'un système d’information, l’optimisation méticuleuse des processus financiers procure de nombreux avantages. Cela entraîne une réduction des coûts transactionnels et une capture de données propices à alimenter l’information décisionnelle requise. Le rendement des investissements est bonifié par tout le potentiel des rapports de gestion. L’amélioration de la performance des processus financiers vise notamment à :
- Éliminer les tâches à faible valeur ajoutée;
- Réduire le temps d'exécution et les délais;
- Simplifier les processus;
- Renforcer les mesures de contrôle en place, les tâches et les responsabilités;
- Obtenir une traçabilité et une capacité de forage chez les activités et les données.
Dans un contexte de pénurie de main-d'œuvre, un autre bénéfice non négligeable est l’occasion de redéfinir le travail et d’orienter les employés vers des tâches non répétitives, diversifiées et stimulantes. Des efforts soutenus en gestion du changement permettent de capitaliser sur des ressources humaines stables et réduisent l’inquiétude vis-à-vis du manque de main-d’œuvre.
À titre d’exemple, citons Donald LeCavalier, vice-président principal aux finances de TC Transcontinental : « Le processus de réorganisation avait coûté entre 10 et 15 M$. Aujourd'hui le service finance coûte à peu près 7 M$ de moins qu'il y a 10 ans; c'est un retour d'investissement très intéressant. On remet maintenant des états financiers complets et à temps. Les écritures “intercos” étaient des batailles de fin de trimestre sans fin. Cela prend maintenant seulement quelques heures. » (Comment « optimiser » la fonction finance?)
Systèmes EPM : pour des prises de décisions éclairées en affaires
Les informations financières sont à la base des décisions d'affaires. Dans un environnement de mondialisation et de concurrence féroce, les décideurs cherchent des données pertinentes et accessibles en temps réel qu’ils peuvent facilement interpréter. Il devient impératif de positionner la refonte de l’information décisionnelle au cœur de l'implantation des systèmes financiers. Les données centralisées et uniformisées en sont les ingrédients, tout comme les processus. Les systèmes de gestion de la performance financière (EPM) intégrant des données clés en sont le moteur.
La centralisation des données permet un accès en tout temps aux données sans passer par plusieurs intermédiaires (one version of the truth). Des données intégrées fournissent une information précise en temps réel. L'automatisation des processus génère des données rapides et fiables, limitant les risques d'erreurs. Quant aux rapports de gestion, l’extraction des données lisibles à partir d’un système ERP est une tâche fastidieuse, exécutée par un service des TI qui comprend seulement une partie des besoins. En règle générale, les finances récupèrent ces rapports, les exécutent dans leurs routines Excel et sont fières de leurs tableaux croisés dynamiques à répétition, sans forage ni confiance absolue en la qualité obtenue ou livrée. Cette époque est révolue!
Les logiciels financiers spécialisés de type EPM facilitent la création de rapports efficaces qui structurent, de façon concise, des données forables en temps réel à partir des systèmes sources. Les décideurs peuvent facilement utiliser les rapports en « jouant » avec différentes dimensions (périodes, clients, produits, services, etc.), en bâtissant des scénarios et en rafraîchissant instantanément les résultats en relation avec les données réelles. Un temps précieux est épargné! Une information décisionnelle de qualité est accessible en temps réel!
Trop souvent, les entreprises avec de multiples filiales demandent à chacun de leurs directeurs d’établir leur budget d’exploitation, leurs prévisions en matière de capital humain et leurs besoins en dépenses en capital. Le tout dans des tableurs Excel indépendants et difficilement intégrables. Aux finances, la personne responsable doit recueillir toutes ces données, souvent sous plusieurs versions.
Le risque d'erreur est énorme et les mises à jour sont longues et laborieuses. Le nombre de documents obtenus est élevé. Les fichiers Excel sont immenses et démultiplient les formules. Des semaines et des mois de travail! Un système EPM performant simplifie et optimise votre processus budgétaire. Les gestionnaires participent en mode collaboratif à l'intérieur du même système. Les intégrations avec Excel et les changements apportés procurent des résultats instantanés.
Le risque d'erreur est fortement réduit, les tâches à faible valeur ajoutée sont éliminées, et l'exécution du processus prend désormais quelques heures plutôt que plusieurs jours. Ces logiciels offrent une intégration complète avec Excel et vos systèmes d’information, en plus d’offrir des fonctionnalités qui permettent le forage de vos différentes activités.
Les systèmes EPM performants supportent également des processus complexes de consolidation et de réconciliation, et des solutions avancées en budgétisation et en prévisions financières, et simplifient le processus de fermeture financière. Ils offrent des fonctionnalités telles que:
- L'automatisation d’élimination des opérations intergroupes (investissement, capital-actions, participation minoritaire, etc.);
- L'automatisation de la conversion de devises et ses impacts de change;
- La centralisation des écritures de consolidation assurant un suivi efficace et une piste de vérification solide;
- L'automatisation des rapports financiers dont le bilan, l'état des résultats et l'état des flux de trésorerie;
- La planification du capital humain et l’analyse de sa performance;
- La planification et l’analyse des projets en capital;
- La budgétisation avancée et les prévisions financières.
Une panoplie de systèmes EPM possèdent la capacité d'améliorer la performance financière des entreprises. Nous sommes servis par notre vaste expérience en systèmes de gestion, nos nombreux partenariats avec les chefs de file de l’industrie et notre savoir-faire pratique en amélioration de la performance financière. C’est pourquoi nous privilégions trois systèmes complets et pratiques, soit : Oracle EPM Cloud, SAP BPC et SAC et Workday Adaptive Planning.
L'apport d'une solution EPM de pointe améliorera la performance de votre entreprise : information décisionnelle de qualité en temps réel, réduction de vos coûts d’exploitation et optimisation de l'efficacité de vos processus financiers. Pour plus de détails, contactez-nous ou visitez notre page d'amélioration de la performance financière!
