Article publié sur le site www.directioninformatique.com
Le Groupe Créatech
Nous savons que les progiciels de gestion intégrés (ou ERP pour « Enterprise Resource Planning ») sont de puissants systèmes d’information qui peuvent gérer avec succès la plupart des aspects d’une organisation, mais à la condition de choisir le bon ERP et de le mettre en place correctement. Cette chronique vous présente les différentes façons d’implanter un ERP, de la moins bonne à la meilleure.
Choisir la bonne méthode d’implantation
Une fois que le bon progiciel a été choisi auprès d’un fournisseur qui peut en assurer la pérennité, il faut décider comment cette solution sera mise en place. Il y a en effet bien des manières d’implanter les ERP, et davantage de mauvaises que de bonnes!
Les manières de faire se distinguent notamment par le niveau d’assistance externe. À un extrême, il y a la démarche « faites-le vous-mêmes », qui consiste à tout faire à l’interne. Bien qu’elle puisse sembler économique, cette méthode augmente les risques et les délais d’implantation. À l’autre extrême, il y a la démarche « clés en main », selon laquelle l’on confie à des experts externes la totalité du projet. Bien que les chances de succès technique soient alors élevées, le projet risque fort de se traduire par un échec, car le système ne répondra vraisemblablement pas aux besoins.
Entre ces deux extrêmes peu recommandables s’offrent deux meilleures voies.
La première est la méthode « assistée », aussi connue comme une démarche « d’accompagnement », qui consiste à utiliser environ quatre jours de ressources internes pour un jour d’expertise externe. Bien que cette méthode répandue puisse paraître un bon compromis, le niveau d’expertise de l’équipe est généralement trop bas et les experts externes ne sont pas assez présents pour véritablement contribuer au succès du projet, ce qui augmente le risque ainsi que les coûts.
La seconde de ces voies, clairement la meilleure, est la méthode « guidée ». Celle-ci consiste à utiliser environ deux jours de ressources internes pour un jour d’expertise externe. Ce ratio de 2:1 est optimal, car les consultants externes peuvent alors vraiment contribuer au succès du projet et transmettre une solide expertise au personnel interne. Impliqués dans toutes les étapes du projet, les employés ont ainsi l’occasion d’adhérer au nouveau système et aux changements qui en découlent.
Sélectionner les bons partenaires
L’assistance externe joue donc un rôle crucial dans le succès de l’implantation d’un ERP. « Le Groupe Créatech prêche pour sa paroisse », diront les esprits narquois. Non, car cette observation n’est que le fruit de l’expérience, après avoir vu trop de projets échouer dans des organisations qui n’étaient pas suffisamment outillées pour affronter ce type de défis.
Les partenaires choisis doivent détenir plusieurs types d’expertise : gestion de projets d’implantation d’ERP dans les aspects fonctionnels concernés (fabrication, distribution, ventes, etc.), réingénierie des processus, gestion du changement et connaissance approfondie du progiciel en question. Cette spécialisation doit être démontrée par des réussites concrètes et une feuille de route impeccable.
La réingénierie et la gestion du changement
La mise en place d’un nouveau système d’information entraîne des changements souvent profonds dans les façons de faire. En effet, il ne faut pas essayer de transformer un progiciel pour qu’il se conforme aux moindres détails des processus actuels, car s’engager dans une telle démarche serait se condamner à des mises à niveau ultérieures coûteuses et pénibles. Il faut plutôt adapter les façons de faire aux meilleures pratiques de gestion que l’on trouve dans les bons ERP, en utilisant au maximum les riches possibilités de configuration ainsi que d’adaptation légère et rapide que l’on y trouve.
Une réingénierie des processus est donc nécessaire dans une mise en place en règle d’un ERP. En fait, il s’agit là d’une excellente occasion de faire « un bon ménage » dans des façons de faire souvent désuètes, inappropriées ou peu efficaces. Une assistance externe est essentielle dans cette démarche pour pouvoir jeter un regard impartial sur la situation actuelle et mettre de l’avant des solutions innovatrices qui augmenteront l’efficacité organisationnelle, tout en se moulant dans le système ERP choisi comme dans un gant.
Tout au long de l’implantation d’un ERP, une gestion serrée du changement est également primordiale. Il est en effet crucial d’obtenir et de conserver l’adhésion des utilisateurs ainsi que l’engagement de la direction, en mettant en place les changements nécessaires de la meilleure façon possible, le tout en gérant de près les risques en vue de maximiser et d’accélérer le rendement du capital investi. Encore une fois, c’est là une affaire de spécialistes, qui en ont vu d’autres et qui peuvent faire bénéficier l’organisation de leur expérience.
La réussite
Bravo! L’implantation du progiciel intégré est terminée et tout s’est bien déroulé. Les utilisateurs sont heureux et se sont adaptés au changement; le nouveau système leur appartient vraiment. La direction a le sourire, car l’organisation est plus efficace et le système permet de faire mieux, davantage, plus vite. Le service informatique a le moral, car le progiciel tourne sans anicroche. De leur côté, les clients sont contents, parce que le nouveau système leur fournit de meilleures informations sur leurs commandes et même de meilleurs produits. Les fournisseurs aussi sont satisfaits, car le système les aide à mieux servir leur client. Enfin, on voit même des visages rieurs au service des finances, car l’implantation s’est faite rapidement, selon l’échéancier et le budget prévus!
La vie est belle? Oui, comme dans beaucoup d’organisations qui ont su bien s’y prendre, mais il ne faut pas s’arrêter là. Le système doit vivre et s’adapter d’une manière continue aux impératifs de l’entreprise. Il faut également l’entretenir et parfois le mettre à niveau afin qu’il demeure l’actif stratégique qu’il est devenu. Certes, c’est un travail de longue haleine, mais après tout, ne faut-il pas de bons outils en parfait état de marche pour bien travailler?
