Article publié sur le site lesaffaires.com
Performance opérationnelle
On entend partout de processus d'affaires et de flux d'informations et de matières, mais on semble abuser de ces termes lorsqu’il est question d’améliorations dans notre entreprise et nos systèmes. Comment pouvons-nous optimiser nos opérations et nous assurer que nos processus sont les plus efficaces et efficients possible? C’est ce que nous verrons ici.
La plupart des organisations et des gens interprètent l’efficacité des processus comme étant la vélocité de l'information ou des matières impliquées dans ces processus. Cependant, un autre paramètre souvent oublié est tout aussi important que la vélocité, sinon davantage : la prédictibilité.
Étant friand d'analogie, je vous invite à vous poser la question suivante : pourquoi, sur une même autoroute, n’est-il pas possible d'avoir autant de véhicules par kilomètre lorsqu'ils roulent à 100 km/h que lorsqu'ils sont arrêtés? Vous répondrez possiblement que c'est en raison de la plus grande distance qu’il doit y avoir entre les véhicules en déplacement qu’entre ceux immobiles. Mais cette distance, pourquoi la respecte-t-on? Simplement, parce que l'on ne sait jamais à quel moment le conducteur qui nous précède décidera de freiner ou de manœuvrer soudainement, et que l'on doit prévoir notre temps de réaction pour pallier à un mouvement brusque. Ainsi, techniquement, si l’on était absolument certain de toutes les réactions des autres conducteurs, des conditions routières et du temps qu’il fait, on devrait pouvoir rouler « pare-choc contre pare-choc » à 100 km/h, non? Peut-être même à 120 km/h?
C'est exactement ce concept de prédictibilité que l'on peut appliquer à nos flux de matières et d'information. En fait, si nos processus ne sont pas suffisamment prédictibles, on finit par atteindre une vélocité maximale à laquelle l'ensemble des éléments imprédictibles fait en sorte que toute augmentation de vélocité soit impossible. Sur une autoroute, les experts du Québec ont estimé que la circulation, les conditions routières idéales et la qualité moyenne d'un conducteur font de sorte que la limite de vitesse sécuritaire est de 100 km/h. Si l’on veut augmenter cette borne, il faut donc travailler sur la prédictibilité!
La prédictibilité dans la gestion des matières, c'est relativement facile à visualiser : c'est être capable de m'assurer que lorsque mon fournisseur me dit qu'il va me livrer tel produit, à telle heure, à tel endroit, qu'il lui faudra tel temps pour le décharger et que les choses se passent comme prévu, j'ai été en mesure de prévoir ce qui se passerait. Il en va de même pour toute ma planification : commandes-clients, ordres de fabrication, calendrier de test de qualité; bref, tout ce qui a une date et même possiblement une heure! Mais qu'en est-il pour l'information?
Il est à peu près impossible de savoir qui aura besoin de telle information, à tel endroit et à telle heure, alors que faire? Rendre l'information disponible à tous ceux qui pourraient en avoir besoin en tout temps? Simple à dire, mais pas si simple à faire. C'est ici que les progiciels de gestion intégrés entrent en jeu. Essentiellement, si l'information devient accessible à tous ceux qui en ont besoin, et ce, dès qu'elle est créée, on s'assure qu'elle sera entre leurs mains au moment où ils en auront besoin.
En conclusion, lorsque nos processus d’affaires et nos flux d'informations et de matières sont prédictibles, il devient alors possible et beaucoup plus facile d'en augmenter la vélocité. Les intervenants dans les processus sont alors non seulement efficaces mais également efficients, et c'est à ce moment que nos organisations deviennent vraiment compétitives et qu’elles peuvent affronter la réalité des marchés d'aujourd'hui. En s'attaquant à ce problème au départ, on maximise alors nos chances de résultats. Comme dirait Buzz Lightyear : « Vers l'infini, et plus loin encore! ».
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