Série : Covid-19, et après ? Comment préparer son entreprise en 7 étapes | Épisode 4 / 7
Changement de réalité suite à la crise de la Covid-19
Le contexte que nous connaissons actuellement apporte son lot de perturbations et de changements d’habitudes dans notre vie de tous les jours. Plusieurs de ces tendances pourraient perdurer une fois la pandémie enrayée et les processus constituant la chaîne d’approvisionnement devront s’adapter à cette nouvelle réalité.
Des changements dans les chaînes d’approvisionnement, le travail à distance, le commerce en ligne sont des tendances fortes pour non seulement répondre à l’épidémie mais également pour faire face au ralentissement brutal de l’économie. Ces changements au niveau individuel se refléteront rapidement au sein même des entreprises manufacturières.
Confirmation de la hausse des achats en ligne
Depuis plusieurs années maintenant, les achats en ligne font partie de notre quotidien. La situation actuelle n’a fait qu’accroître et confirmer une tendance déjà amorcée. On a constaté de nombreux propriétaires de petites entreprises qui ont déménagé leurs opérations en ligne pendant la pandémie et certains vont choisir de continuer à fonctionner dans le monde du web à moindre coût longtemps après le passage de la pandémie. Ils pourront ainsi économiser sur le loyer et les frais généraux par exemple.
Cet impact de réduction de loyer et des frais généraux se traduit souvent en approvisionnement en lots de taille réduite. L’entreprise qui compte sur un réseau de grossistes et de distributeurs pour assurer la livraison de ses produits expédie généralement des commandes caractérisées par des volumes importants. Pour ces types d’organisations, le fait de passer à un mode où l’on doit assurer la livraison directement à ses clients finaux représentera un nouveau défi à relever. Tout ça sans compter les maux de de tête dans la gestion des retours et des remboursements des produits. Ces entreprises devront avoir des processus robustes pour répondre à ce genre d’exigences.
Dans les réseaux de distribution actuel, chaque expédition peut représenter un certain nombre de palettes, transportées par un service de camionnage en charge entière. Le nouveau contexte de livraison au consommateur final sera très différent. On parle alors de petites commandes de quelques unités acheminées au consommateur par le biais d’un service de livraison de colis.
Nous devrons ainsi compter sur une flexibilité accrue dans la préparation de commandes de toutes tailles. Cela se traduit par exemple, par la cueillette groupée en entrepôt de plusieurs commandes pour minimiser l’effort de manutention et des délais. Une telle situation aura ses impacts sur les processus et méthodes de travail à privilégier pour être efficace.
L’impact de la hausse des achats en ligne sur les processus d’affaires
Dans ce nouveau contexte, l’entreprise devra réinventer son mode opératoire en entrepôt. Ainsi, la situation où un manutentionnaire prépare une commande à la fois sera assurément résolu. Le processus futur devra prévoir, entre autres, que plusieurs petites commandes seront cueillies du même coup afin de minimiser les déplacements en entrepôt. De plus, cette nouvelle façon de faire générera des besoins additionnels de réapprovisionnement des aires de cueillette à partir de localisations de surplus. Le nouveau processus devra prévoir les signaux appropriés afin d’assurer une disponibilité continue des marchandises pour les employés assignés à la préparation des commandes et ainsi une meilleure efficience opérationnelle.
Un autre exemple des impacts liés aux achats en ligne résidera dans la planification du transport. Le processus futur devra considérer un mode de communication avec les transporteurs adapté à la nouvelle réalité où les charges entières feront place à des livraisons de colis.
La technologie est un allié nécessaire quant aux besoins de réviser ses processus d’affaires
Pour supporter cette nouvelle réalité, l’entreprise devra compter sur des technologies de pointe. Le traitement automatisé des commandes en ligne, la robotisation de certaines activités de manutention et l’informatisation des opérations d’entrepôt sont des exemples de telles technologies. De plus, il faudra prévoir dans certains cas une modernisation des actifs. Par exemple, des équipements de manutention et d’entreposage adaptés à un nouveau mode opératoire pourraient s’avérer requis afin d’atteindre une productivité visée et une minimisation des risques d’erreurs. Les chariots élévateurs feront place dans certains cas à des préparateurs de commandes (Order Picker en anglais), des équipements mieux adaptés à ce type d’opérations. D’autre part, pour réduire les risques d’erreurs, un système de gestion d’entrepôt (WMS en anglais : Warehouse Management System) pourrait devenir un incontournable afin d’assister l’humain dans ce contexte où chaque article devra être assigné à la commande appropriée, et ce, dans une même ronde de cueillette.
La gestion de changement au niveau des ressources humaines
Enfin, l’apport des ressources humaines ne devra pas être négligé dans un tel contexte de changement. On devra s’assurer que les employés reçoivent la formation pertinente sur les méthodes de travail révisées et sur l’utilisation des nouvelles technologies. Il pourrait s’agir de changements importants pour les employés qui opèrent peut-être sans technologie, en se référant aux mêmes façons de faire depuis plusieurs années. Dans certains cas, un opérateur de chariots élévateurs verra son rôle se transformer et agira dorénavant comme un manutentionnaire assigné à la préparation de petites commandes. L’implication des personnes clés deviendra donc primordial dans la révision des processus impactés par le changement de contexte. L’adaptation et la transition vers le nouveau mode opératoire s’en trouveront grandement accélérées.
Changement des processus d’approvisionnement
Le phénomène de pénurie que nous avons observé récemment, tant au niveau alimentaire que médical, amène des consommateurs et des entreprises à revoir leurs sources d’approvisionnement. Que ce soit pour des raisons environnementales, de solidarité, de service au client final ou de gestion du risque, certains se dirigeront vers des achats locaux même si cela doit engendrer des coûts additionnels et donc une réduction de marge bénéficiaire.
L’analyse du coût total de possession (TCO en anglais : Total Cost of Ownership) devient alors un élément clé dans ce contexte. Les organisations seront disposées à acheter localement si les coûts engendrés respectent leur modèle économique et la capacité de payer de leurs clients. De telles analyses, comportant tous les coûts relatifs à la gestion d’une relation avec un fournisseur, permettront de comparer diverses sources d’approvisionnement entre elles et de prendre une décision éclairée sur celle à privilégier.
Déplacement des achats vers des fournisseurs locaux
Des changements seront donc à prévoir sur le processus d’approvisionnement. Certaines analyses de risque qui pouvaient être escamotés auparavant deviendront de la plus haute importance. Pour être en mesure de compiler tous les éléments de coûts et de risques liés à une source d’approvisionnement par rapport à une autre, le processus d’approvisionnement devra être passé en revue étape par étape afin d’y identifier les opportunités d’amélioration.
D’autre part, des fournisseurs régionaux offriront généralement des délais d’approvisionnement plus courts, ce qui représentera un bénéfice appréciable sur les niveaux de stocks. Évidemment, un tel changement de comportement d’achats pour certains entraînera un déplacement de la demande pour d’autres. Il sera alors primordial d’être en mesure de capter et de traiter ses éventuelles perturbations dans la demande.
Dans ce cas, ce sont les processus entourant la détermination et l'opérationnalisation de la gestion de stocks qui seront à revoir. Les modes d’évaluation de la demande et de calcul des paramètres de planification seront dans certains cas mal adaptés à un nouveau contexte en mutation, où la flexibilité et la vitesse de réajustement deviendront des éléments clés dans la compétitivité des organisations.
La nécessité de se doter de solutions technologiques
Pour faire face à ces modifications de processus, des technologies de captation de données en temps réel et d’analyse d’affaires de ces données seront des plus opportunes. Elles permettront, entre autres, d’étudier les caractéristiques de la demande en changement et de s’y adapter rapidement. La clé du succès de certaines entreprises pourra dépendre de leur capacité à répondre dans les meilleurs délais aux exigences variables de leur clientèle.
Tirer le meilleur parti de sa main d’œuvre
L’apport humain étant également un facteur majeur dans la mise en place de processus révisés, il sera essentiel que les personnes impliquées en planification des approvisionnements et en gestion de la demande soient compétentes sur les meilleures pratiques d’affaires applicables à leur contexte organisationnel. Des formations en planification de la demande, des opérations et des stocks deviendront des plus pertinentes dans un tel contexte. Les intervenants en gestion de la demande et des approvisionnements devront également être impliqués dans la révision des processus concernés rendant ainsi plus facile la gestion du changement.
Adapter ses processus pour passer du B2B au B2C
En somme, avec les achats en ligne et la proximité accrue des fournisseurs, il faut sans doute prévoir que certaines entreprises passeront d’un contexte majoritairement B2B (Business-To-Business) à un contexte B2C (Business-To-Customer). Un tel changement de situation impliquera souvent l’établissement d’une vision opérationnelle et technologique renouvelée ainsi qu’une réingénierie de plusieurs processus impactés. Encore une fois, la capacité d’adaptation et la flexibilité opérationnelle seront déterminantes pour plusieurs entreprises.
Conclusion
La crise de la Covid-19 en quelque sorte a accéléré des changements qui étaient déjà en cours. Il ne fait aucun doute que certains secteurs font face à des défis importants à long terme en raison des fermetures et des mesures de distanciation, et des nouveaux comportements des consommateurs. Mais en même temps, il y aura des secteurs qui se renforceront et se réinventeront pour se remettre de cette période difficile. Il ne faut donc pas sous-estimer la capacité des gens et des entreprises à se remettre de cette période difficile.
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