Le besoin d’affaires
La gestion de l’entreposage est un aspect souvent négligé d’une entreprise car elle est souvent vue comme un mal nécessaire. Pourtant, l’entreposage entraîne des investissements considérables. Il suffit de calculer le montant investi en inventaire et en ressources dans un entrepôt pour réaliser à quel point un projet visant à améliorer les opérations d’entreposage s’avère généralement très rentable.
Un de ces projets consiste en l’implantation d’un système de gestion d’entrepôt (SGE1). Tout entrepôt qui manifeste un ou plusieurs des symptômes suivants gagnerait à utiliser un SGE :
- Les produits restent trop longtemps sur le quai de réception, en attente d’être mis en localisation.
- La précision des inventaires est faible, souvent au-dessous de 80 %. On se trompe donc 20 % du temps au sujet de la quantité d’un produit dans une localisation ou pire encore, au sujet de la localisation même où il se trouve, ce qui occasionne de fréquentes ruptures de marchandises.
- Les employés de l’entrepôt perdent énormément de temps (10 % du temps étant un cas classique) à chercher les produits dans l’entrepôt.
- Beaucoup d’erreurs se produisent dans la préparation des commandes (au-delà de 5 %), ce qui entraîne un taux élevé de retours.
- L’espace disponible est mal utilisé et les flux de matières sont désordonnés.
- Les opérations sont caractérisées par de nombreuses saisies de données manuelles, souvent réalisées bien après la transaction physique.
- La gestion des dates d’expiration laisse à désirer, les produits les plus âgés n’étant pas toujours les premiers à être cueillis.
- En conséquence, la productivité et la qualité des opérations souffrent en général.
Mais comment un SGE peut-il aider à résoudre ces problèmes?
« Il est crucial lors de l’implantation d’un SGE de ne pas reproduire simplement les processus actuels, mais plutôt de tirer le maximum des fonctionnalités que le système offre. »
Les concepts de base d’un SGE
À toutes fins pratiques, un SGE est un système informatique visant à supporter le contrôle et la gestion des activités d’entreposage. Concrètement, ce système permet d’effectuer de manière efficace la réception et la mise en localisation des produits dans l’entrepôt ainsi que la cueillette des commandes.
Le fonctionnement des SGE s’articule autour de quatre volets principaux, dont nous donnons ici quelques exemples pour chacun.
1. Contrôle/gestion des inventaires
Au moment de la réception, afin de faciliter les déplacements subséquents, une étiquette unique2 est généralement apposée au produit. Par la suite, chaque fois qu’un produit est déplacé dans l’entrepôt, l’usager peut utiliser l’étiquette unique et indiquera au SGE deux éléments : la quantité déplacée et l’endroit où le produit est déposé. L’utilisation de cette étiquette unique simplifie le travail de l’usager, réduit la saisie de données et contribue à la précision d’inventaire.
Idéalement, chaque mouvement de pièces sera indiqué au système en temps réel, c’est-à-dire au moment même où le produit est déplacé. À cet égard, l’utilisation d’équipements de radiofréquences (RF) facilite grandement les choses.
Par conséquent, le SGE indique en tout temps dans quelle localisation et en quelle quantité se trouve chaque produit.
2. Contrôle/gestion des flux de matières et d’informations
Une fois le produit reçu dans le système, le SGE peut aller jusqu’à suggérer à l’usager la localisation d’entreposage idéale. Ainsi, l’usager n’a pas à mémoriser où est entreposé chaque produit; le système lui indique où aller. L’usager pourra par la suite simplement confirmer ou modifier cette information au besoin. Le même principe s’applique à la cueillette des commandes et aura un impact énorme au niveau de la productivité.
3. Contrôle et gestion des ressources
En se connectant au SGE avec son équipement RF, l’usager verra une liste de tâches à effectuer. En choisissant une des tâches, il se verra indiquer toutes les informations nécessaires à son exécution. Une tâche peut consister par exemple à entreposer dans une localisation précise un produit, identifié par l’étiquette unique.
Il est également possible pour l’équipe de gestion de connaître en tout temps la charge de travail de chaque fonction de l’entrepôt.
4. Assistance à l’optimisation des espaces
Certains SGE offrent même des fonctionnalités permettant d’optimiser le positionnement des produits, afin d’améliorer la productivité.
Le caractère unique de chaque entrepôt
Chaque entrepôt possède ses propres particularités et modes de fonctionnement. Certains sont dictés par l’environnement d’affaires et peuvent difficilement être modifiés. Tandis que d’autres ont été mis en place afin de pallier le manque d’outils ou la carence en fonctionnalités des outils utilisés.
C’est pourquoi il est crucial lors de l’implantation d’un SGE de ne pas reproduire simplement les processus actuels, mais plutôt de tirer le maximum des fonctionnalités que le système offre. Ce qui constituera d’ailleurs le sujet du prochain article.
1. Les systèmes de gestion d’entrepôt sont mieux connus en anglais sous l’acronyme WMS, soit « Warehouse Management System ».
2. Communément appelée code-à-barres.
