Les décès et les impôts (ou les audits)

Benjamin Franklin a déjà dit:

… dans le monde dans lequel on vit, rien n’est plus certain que la mort et les impôts. » [traduit de l’anglais]

Si M. Franklin était encore parmi nous aujourd’hui, il aurait sans doute ajouté « et les audits » à sa célèbre déclaration!

Habituellement, une organisation est annuellement soumise à environ trois audits de conformité. Tout audit de conformité peut durer entre deux et trois mois. De fait, cela requiert beaucoup de temps et des efforts considérables de la part des entreprises. D’autre part, ces audits permettent généralement d’identifier :

• Le déploiement excessif de logiciels
• La présence de logiciels piratés

Nous savons tous que l’utilisation d’un logiciel sans détenir de licence représente un risque financier. Toutefois, posséder une licence dont l’utilisation ne s’effectue pas à sa pleine capacité devient une dépense inutile. Ainsi, comment pouvons-nous surveiller l’utilisation actuelle de nos licences dans un environnement Maximo afin d’optimiser nos coûts tout en nous assurant d’être conformes aux normes?

À cet égard, IBM a créé l'application Maximo License Usage Monitor (Aller à> Administration> License Usage Monitor), disponible dans Maximo 7.6.0.6+ dans le but d’aborder cette importante question du côté des entreprises.

Cette application sert justement à surveiller l’utilisation de licences Maximo. L’information que vous obtiendrez vous permettra donc de déterminer si votre entreprise paie trop pour les licences inutilisées ou si elle ne dispose pas suffisamment de droits de licence.

Les avantages de l’application « License Usage Monitor »

• Comprendre clairement quels sont les utilisateurs pouvant se qualifier pour chaque licence Maximo;
• Optimiser l’utilisation de la licence;
• Économiser de l’argent en identifiant rapidement l’utilisation insuffisante ou excessive des licences Maximo achetées;
• Se préparer pour les audits IBM.

Grâce à l’application « Licence Usage Monitor », votre utilisation actuelle de la licence s’affiche sur un tableau de bord ou un centre de démarrage pour faciliter la surveillance des licences, comme l’illustre le graphique ci-dessous :

Afin d’activer la surveillance des licences, vous devez effectuer les tâches suivantes :

• Créer des enregistrements de licence;
• Définir des groupes de sécurité conformes aux autorisations disponibles pour une licence donnée
• Configurer et activer les tâches « crons » de « Licence Usage Monitor »
• Attribuer de façon optionnelle des licences aux utilisateurs, aux administrateurs de systèmes par exemple.

L'application de surveillance des licences se compose de trois onglets d'application, comme indiqué ci-dessous :

Les modèles typiques de licences IBM Maximo sont disponibles pour chaque type de licence Maximo. Les définitions de ces derniers peuvent être mises à jour pour inclure votre application Maximo personnalisée et ses fonctionnalités en les ajoutant à chaque enregistrement de licence. Lors de la modification de licences OOB, il est important de comprendre la définition de chacune de ces licences Maximo par IBM pour vous assurer qu’elles sont conformes aux règles de IBM.

Gardez à l'esprit que « License Usage Monitor » identifie uniquement les utilisateurs correspondant à l'une des définitions de licences achetées. Ainsi, à l'aide d'une simple requête Maximo, tout utilisateur ne se qualifiant pas de la sorte pour une association à une licence peut être pointé du doigt : il s’expose à un risque encouru en matière de conformité et d’achat approprié de licence.

Enfin, si votre entreprise est suffisamment vaste pour obtenir un contrat de licence d’entreprise ELA (IBM Enterprise Licence Agreement), vous pourriez souhaiter savoir s’il se peut que vous ne correspondiez pas au modèle typique de licence et ensuite, comment le prendre en considération dans votre ELA.

Le Licence Usage Monitor peut facilement vous aider à vous assurer que votre plan de licence de logiciel n’est pas seulement sans risque, mais sans gaspillage.

EY – WP Overview, challenges and remedies of software licence compliance