Ne plus utiliser de papier, passer au vert ou sauver un arbre : toutes ces expressions ont but commun de nous faire réfléchir quant aux ressources que nous consommons tous les jours, et particulièrement le papier.
Même le Fonds mondial pour la nature donne des conseils sur son site, afin de réduire notre impact sur l’environnement en surveillant ce que nous imprimons. L’un des facteurs principaux qu’identifie l’organisme est l’utilisation de la technologie.
Le site mentionne également que les technologies de l’information et de la communication d’aujourd’hui offrent bon nombre d’occasions pour les entreprises de fonctionner en utilisant beaucoup moins de papier. Les courriels, l’intranet, l’internet et les scanners réduisent l’utilisation de papier tout en permettant aux organisations de gagner du temps et de l’argent. (ma trad)
"Estimates show that 10-30% reduction in paper usage is possible with appropriate use of available technology."
À cet égard, le résumé d’une étude de cas démontre les gains d’efficacité obtenus à la Bank of America.
ÉTUDE DE CAS
Bank of America, the largest bank in the US, reduced its paper consumption dramatically through online reports and forms, e-mail, double-sided copying, and lighter-weight papers. The total tonnage of paper used for internal operations decreased 32% between 2000 and 2004 (by over a billion sheets of paper).
Tout le monde peut affirmer que diminuer sa consommation de papier est un but honorable. Toutefois, de nombreuses entreprises ont du mal à trouver des façons pratiques d’utiliser leur technologie existante pour soutenir les initiatives de conservation. Voici trois domaines où la technologie peut vous porter main forte :
- Augmenter l’efficacité: utilisez des outils numériques à votre disposition pour traiter ce qui auparavant était imprimé, comme les mémos et les notes de réunion.
- Entrer les données automatiquement: Prenez des mesures pour vous assurer que la nouvelle information que vous recevez arrive sous forme numérique et est automatiquement entrée dans les bases de données appropriées.
- Numériser les vieux dossiers: Améliorez l’accès aux données historiques en numérisant ces dossiers et en les conservant dans un endroit centralisé et facile à trouver.
- Automatiser les flux de travail: Utilisez des flux de travail logiciels pour répliquer et rationaliser les processus existants de gestion du papier.
- Éduquez les consommateurs: informez et réinformez les à propos des nouveaux services en ligne offerts.
Createch a eu l’occasion de travailler avec un de ses clients qui était intéressé par la manière dont Maximo pouvait l’aider à utiliser moins de papier.
Pour ce faire, nous avons créé une solution qui incluait un nombre de modèles standards ayant recréé les « formulaires » papier actuellement utilisés dans l’organisation. Maximo peut maintenant être utilisé pour envoyer ces communications formattées et les pièces jointes requises à l’audience souhaitée au sein de l’entreprise. L'outil d'écoute de courrier électronique natif de Maximo est utilisé pour suivre les réponses à ces messages, ce qui permet une source de référence pour l'ensemble du fil de messages. Maximo exploite l'infrastructure de messagerie existante pour envoyer et recevoir des messages.
Les avantages réalisés par le client incluent:
- Les messages et les réponses dans le fil de messages sont stockées dans un format protégé et structuré. Le bouton « supprimé » ne s’accroche plus par erreur et des communications d’affaires importantes ne sont plus perdues;
- Les journaux de messages sont visibles et vérifiables;
- Les pièces-jointes sont stockées avec les messages, alors tout le matériel de référence est au même endroit;
- Les modèles sont facilement mis à jour et sont utilisés régulièrement;
- PLUS DE FORMATS PAPIER!
Pour obtenir plus d’informations sur la façon dont Createch peut aider votre organisation à réduire son utilisation et son gaspillage de papier, communiquez avec nous!
