Votre entreprise a-t-elle investi dans un système de gestion des documents ou a-t-elle l’intention de le faire? Votre plan stratégique inclut-il une partie ou la totalité des objectifs suivants?
- Améliorer la collaboration et la communication;
- Contrôler justement les versions des documents;
- Gagner plus de temps;
- Faciliter l’accessibilité;
- Accroître la productivité.
Le cas échéant, votre organisation devrait vraisemblablement envisager d’implanter une solution de gestion de documents. Ce type de solution devient de plus en plus crucial pour ranger en mémoire et protéger des connaissances d’affaires essentielles.
Que sont ces documents?
Selon l’organisation internationale de normalisation (ISO) 12651, un document peut être défini comme suit :
« tout objet ou information enregistrée pouvant être traité en tant qu’article »
Des systèmes de gestion des actifs de l'entreprise, comme Maximo, consistent également en des référentiels de documents très importants, contenant notamment des diagrammes schématiques, des instructions permanentes d’opérations et de la documentation sur les achats. Toutefois, les entreprises réalisent actuellement les avantages découlant de l’exploitation de la puissance d’une solution de gestion des documents. En effet, celle-ci peut contribuer à améliorer l’accessibilité et l’intégrité de ces derniers, traditionnellement stockées dans Maximo, pour soutenir la gestion des actifs de l'entreprise et les processus opérationnels connexes.
Créatech collabore avec des clients ayant examiné la possibilité d’intégrer Maximo avec des solutions de gestion des documents de renommée internationale afin que les fonctionnalités des deux plateformes atteignent un niveau optimal. Ces intégrations fondamentales nécessitent de prendre en considération certains éléments de la solution, à la fois techniques et liés aux processus opérationnels. Créatech peut soutenir toute l’ampleur de ces projets, de la planification à la mise en production.
En intégrant les deux systèmes, les utilisateurs seront en mesure de profiter de toute la puissance d’une solution de gestion de documents à partir de Maximo, incluant :
- Une fonctionnalité d’authentification unique pour les deux systèmes;
- L’ajout de documents ou enregistrements à l’environnement contrôlé;
- Des références à des documents ou enregistrements existants sous contrôle d’une gestion de documents;
- L’accès à une liste de contenu actuel lié à l’exécution de leur travail;
- L’impression de documents si nécessaire.
Les services de Créatech dans ce domaine comprennent aussi des ateliers sur les besoins pour définir :
- Le remplacement de fonctionnalités de liendoc, à l’origine dans Maximo;
- Les mappages nécessaires et les structures de dossiers;
- Des capacités d’authentification unique;
- La synchronisation des autorisations;
- La configuration de l’impression de documents à partir de l’interface Maximo;
- Les règles de processus opérationnels dans le cadre de l’ajout de documents, soit l’impossibilité d’annexer des documents à une demande de travail fermée.
