L’acquisition d’un nouvel ERP est souvent l’un des plus importants projets pour une entreprise. Plusieurs causes peuvent mener à cette prise de décision, comme la croissance ou une désuétude des outils technologiques. Toutefois, ce projet ne doit pas être considéré comme un mal nécessaire, mais plutôt comme l’occasion d’accroître sa profitabilité et sa compétitivité.
L’importance d’un processus rigoureux
- Un processus de sélection se veut une approche efficace et rassurante afin d'éviter toute future remise en question du logiciel.
- Il permettra à l'organisation de mettre en place une fondation basée sur le consensus de ses gestionnaires, afin de commencer sur une bonne note son projet considérable d'implantation.
Excellente nouvelle, contrairement à bien des défis ayant des impératifs externes, l’entreprise aura dans ce cas-ci pleinement le contrôle pour mener à bien son projet. En cas d’échec, elle devra, avec du recul, analyser l’approche qu’elle aura préconisée.
Comme présenté par le graphique ci-contre, piloter le projet comme s’il s’agissait de réingénierie et non seulement une mise à niveau technologique en assurera son succès.
C’est généralement soit un succès ou un échec, mais la corrélation avec l’approche utilisée a depuis longtemps été démontrée.
Ref. Hammer and Co. http://www.hammerandco.com/index.htm
L’entreprise devra donc trouver un partenaire ayant démontré ses capacités en matière de processus d’affaires et d’aspects technologiques. Il sera alors possible avec le soutien de ce dernier de définir le modèle opérationnel optimal.
Un ERP doit répondre aux besoins des processus optimisés et non à ceux actuellement en place
C’est ici que le processus de sélection est souvent déficient. Il faut donc se méfier des besoins exprimés par les usagers, car ils créent le plus souvent de la confusion.
Il faut plutôt procéder en équipe à un réalignement des processus sous forme de vision future intégrant les bonnes pratiques d’affaires et ensuite, en déterminer les requis fonctionnels essentiels. Cette étape est importante dans le processus d’appropriation du changement par les joueurs clés de l’entreprise.
Maintenant nous pouvons débuter l’étape de sélection
Les fonctionnalités critiques pour que le ERP livre de la valeur doivent être clairement identifiées et maîtrisées par l’équipe de sélection. Elles sont trop souvent noyées dans une liste allant de 800 à 1000. Un intégrateur peu éthique y verra l’occasion de faire miroiter toutes les possibilités de ses solutions en escamotant volontairement les faiblesses. De cette façon, l’entreprise, l’équipe de sélection et même les intégrateurs s’y perdent inévitablement dans les étapes suivantes.
Le risque est grand...certaines fonctionnalités manquantes de la solution retenue auront inévitablement un impact élevé sur plusieurs aspects du projet : coûts, délais, acceptation et donc livraison de valeur à l’entreprise. C’est le scénario fréquemment rencontré à la suite d’un processus de sélection peu efficace.
D’autre part, une vision future bien comprise des processus et une liste de critères essentiels bien maîtrisée par l’équipe de sélection a l’avantage de permettre à cette dernière de contrôler l’agenda des discussions et non l’inverse.
Un ERP c’est pour longtemps
Au-delà des fonctionnalités actuelles, il y a aussi la vision à plus long terme du modèle d’affaire de l’entreprise à prendre en considération.
Les possibilités évoluent tellement vite avec l’ère numérique
Avec l’explosion actuelle des possibilités offertes par les technologies numériques, plusieurs éditeurs peinent à suivre la cadence de développement de leur solution. À cet égard, nous rencontrons parfois des entreprises ayant fait le choix d’une solution qui évolue peu. Celles-ci doivent investir elles-mêmes dans des applications complémentaires au lieu de pouvoir compter sur les innovations de leur partenaire ERP.
Assurez-vous de vous associer à un partenaire ERP solide capable d’investir massivement dans les opportunités de l’ère numérique. Ce n’est pas votre entreprise qui doit en payer le prix.
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