Votre entreprise songe à une nouvelle solution comptable financière qui répondra à vos demandes grandissantes. Une solution qui saura remédier aux manquements de votre système actuel et qui, il faut le dire, sera plus moderne. Vous décidez donc d’entamer un processus de changement de votre ERP. Un défi énorme, souvent sous-estimé, se dresse devant vous : la conversion de données. Laissez-moi vous expliquer pourquoi.
La conversion de données, un projet en soi
La conversion des données est l’une des principales raisons pour lesquelles un projet d’implantation ERP manque son objectif de mise en production, son budget ou même les deux. Pour débuter, voici une courte définition de ce qu’est une conversion de données. La conversion de données consiste à prendre les données de votre ancien système (« legacy »), d’y ajouter des données manquantes et de transférer le tout dans votre nouvel ERP.
En plus de la migration de vos données actuelles, votre nouvelle implantation exigera probablement de nombreuses modifications et/ou améliorations de vos processus existants. Vous devriez peut-être même voir votre conversion de données comme un projet en soi ou, du moins, établir un plan très détaillé de cette conversion.
4 points à retenir pour assurer le succès de votre conversion de données
Avant d’entreprendre l’énumération de ces 4 grands points à couvrir, permettrez-moi de vous dire pourquoi ils sont importants et qu’est-ce qui arrive si on n’y prête pas attention.
Le pourquoi : le temps budgété à la conversion de données est trop souvent sous-estimé. Nous avons tendance à faire une analyse trop sommaire de cette partie importante de l’implantation ERP sans trop entrer dans les détails. Les 4 grands points à couvrir vous aideront à structurer votre conversion de données tout en respectant la date de mise en production et les budgets fixés. Plus vous serez précis, moins il y a de surprises !
Qu’est-ce qui arrive si on ne prête pas attention à ces points : si vous n’avez pas accordé suffisamment d’importance à ces grands défis, au moment d’arriver aux nombreux détails de la conversion de données, les questionnements et les heures consacrées à la conversion de données augmenteront en flèche. Vous aurez très probablement sous-estimé votre temps et celui de votre personnel. N’oubliez pas, plus vous consacrez du temps non planifié à cette conversion, moins vous en aurez pour faire votre travail au quotidien. Concilier les deux n’est pas toujours évident. Ne pas tenir compte des points ci-dessous aura une incidence immédiate sur la mise en production. Il faudra aussi prévoir des délais et des retards et, par le fait même, une augmentation des coûts de l’implantation ERP.
1. Analysez la portée du projet en portant particulièrement attention aux 3 points suivants :
- Analysez vos données de base en fonction de la quantité, la qualité et l’intégrité. On parle généralement à ce moment précis de vos clients, fournisseurs, produits, comptes de grand livre, etc;
- Évaluez vos données transactionnelles ouvertes. Elles constituent toutes vos transactions comptables non fermées, à titre d’exemple : bons de commande, bons de réquisition, etc;
- Évaluez les données historiques que vous voulez importer dans votre nouvel ERP, sur une année, deux ou même tout ! Cette décision aura une incidence directe sur votre projet d’importation de données.
2. Développez votre stratégie de conversion de données en vous reposant sur les points suivants :
- Élaborez un plan très précis de votre conversion de données tout en attribuant des rôles aux différents intervenants participant au projet;
- Déterminez la séquence des tâches et des actions;
- Responsabilisez les décideurs que vous aurez choisis;
- Choisissez le personnel pour chaque tâche en vous référant au plan;
- Désignez adéquatement le personnel interne et externe (consultant en implantation ERP) qui participera à la conversion;
- Assurez-vous d’inclure vos préposés aux opérations dans votre processus de conversion;
- Déterminez la participation de chacun en termes de nombres d’heures et de calendrier précis.
3. Définissez le mappage de vos données, les normes et les règles pour la conversion de vos données :
- Identifiez les différentes sources de données incluant la provenance de celles-ci;
- Examinez et analysez vos données sources et comparez-les aux données cibles;
- Appréhendez les problèmes potentiels : règles oubliées, mauvaise qualité des données, grands volumes à traiter;
- Nettoyez les données avant d’importer;
- Conservez une copie de vos données sources avant conversion;
- Développez un outil de chargement/conversion de vos données si nécessaire;
- N’oubliez pas de documenter en détail les règles, les gabarits et les outils.
4. Testez, validez et réconciliez lors de votre conversion de données
En général, la règle utilisée est de tester une petite quantité de données à importer. Ce faisant, vous pourrez valider les mappages selon les règles préétablies. Il vous sera ainsi facile de concilier vos données sources versus vos données cibles. Lorsque le tout est validé, augmentez les quantités de données à importer.
Comme vous pouvez le constater, la conversion de données est un processus complexe qui exige beaucoup d’attention et d’efforts. C’est pourquoi chez Createch nous offrons de vous accompagner tout au long de ce processus. Depuis plus de 25 ans, Createch, grâce à ses conseillers, accompagne, aide et soutient tous ses clients dans cette étape très importante qu’est la conversion de données. Contactez-nous!
