Comment sélectionner une compagnie de consultants en ERP?

Qu'est-ce qu'un consultant ERP? Et comment bien choisir sa compagnie d'implantation en ERP?

Les ERP (Enterprise Ressource Planning aussi appelés en français PGI - Progiciel de Gestion Intégré) sont des applications informatiques permettant de centraliser, de gérer et de coordonner l’ensemble des activités d’une entreprise. Un ERP intègre plusieurs processus ; gestion comptable et financière, approvisionnement, vente, distribution, production, service après-vente, ressources humaines, aide à la décision, commerce électronique, etc... Et ce, dans un même système et parfois dans une même base de données.

Les ERP constituent ainsi un défi certain pour les entreprises qui déploient de telles applications et doivent de ce fait recourir à un consultant ERP spécialisé pour les aider à choisir le bon outil.

Définition et description d’un consultant ERP

Un consultant ERP est un expert d’une part dans un domaine d’activité spécifique comme la finance, la fabrication, etc., et d’autre part dans l’utilisation de l’ERP lui-même. Par conséquent, le rôle central d’un consultant ERP est de conseiller ses clients dans la sélection d’un ERP, d’analyser avec eux leurs besoins et de répondre au mieux à leurs attentes.

Il existe trois types de consultants :

• Consultant fonctionnel/d’affaires

Le consultant fonctionnel (aussi appelé consultant en implantation ERP) est généralement le premier point de contact avec le client. Son rôle est de collecter puis d’analyser les besoins de son client en vue de comprendre ses processus d’affaires spécifiques. L’objectif est de rédiger le cahier des charges du projet, compléter la configuration, planifier les tests et les réaliser.

Il revoit avec le client les processus d’affaires existants qui seront traités par le biais de l’ERP et les remanie afin qu’ils s’adaptent bien aux possibilités de la solution. Il n’est pas toujours possible pour le logiciel de résoudre efficacement et avec précision tous les problèmes. Le consultant fonctionnel utilisera les informations collectées et son expertise pour juger de la meilleure solution et s’assurer que tous les facteurs identifiés sont pris en considération au cours de la mise en œuvre.

• Consultant technique

Le consultant technique s’occupe de fournir une assistance technique aux clients pour résoudre les écarts. Dans certains projets, il peut aussi être amené à développer des fonctionnalités spécifiques au domaine d’affaires et processus du client en se référant aux besoins identifiés par le consultant fonctionnel. Il doit produire des spécifications techniques détaillant le contenu de la livraison.

Le consultant technique est aussi responsable de la définition et de la mise en place de l’architecture de la solution autour de l’ERP du client. Suivant la taille du projet, il peut parfois jouer un rôle fonctionnel, en soutien au consultant fonctionnel.

Le consultant technique maîtrise un ou plusieurs langages de programmation en relation avec l’ERP du client. Il est également un expert de cet ERP et a une bonne compréhension des exigences uniques à l’industrie. Il saura également prendre en charge le développement des interfaces avec d’autres applications.

• SME (Subject Matter Expert)

Dans le cadre d’un projet de transformation numérique, les personnes-ressources, employés de l’entreprise cliente et communément appelées des experts en la matière, SME ou « Subject Matter Experts », possèdent une connaissance approfondie du domaine d’activité, des opérations et de l’historique de l’organisation pour laquelle elles œuvrent. Acteurs influents dans l’organisation, elles sont dotées d’une expertise reconnue au fil des années et possèdent une certaine autorité sur un processus opérationnel donné. Elles jouent donc le rôle de catalyseur qui permet à une équipe externe de consultants de mieux comprendre les processus existants dans un projet d’implantation ou de mise à niveau d’un ERP.

En dépit du rôle important joué par le consultant (fonctionnel et technique), son efficacité dépendra beaucoup des personnes-ressources assignées au projet. Ces joueurs clés contribuent au succès de la solution finale proposée en participant à la révision des processus d’affaires, à la définition des exigences, à la priorisation des développements, et aux tests d’acceptation des utilisateurs. Les personnes-ressources sont vitales au succès et sans leur implication, l’équipe de livraison serait moins compétente pour définir et tester les exigences.

Qualifications, compétences et certifications d’un consultant ERP

Le consultant ERP possède un excellent sens de l’écoute et est pédagogue. Ses solides compétences techniques, sa curiosité et sa rigueur lui permettent d’être autonome dans son travail. Il est généralement un bon rédacteur, il sait synthétiser l’information de manière précise.

Le consultant ERP est en général spécialisé dans un secteur d’activité et/ou une fonction en particulier. Il propose des solutions idéales à ses clients provenant de domaines d’affaires variés tels que la distribution à grande échelle, le commerce de détail, le secteur manufacturier, le secteur financier, la relation client, etc.

Il doit être doté d’une excellente aisance relationnelle, et parvenir à engager le dialogue afin de connaître tous les processus et besoins d’une entreprise. Sa capacité d’analyse et de synthèse lui permet de trouver la meilleure recette de gestion possible pour son client.

Dans l’industrie, l’obtention de certifications auprès des éditeurs de logiciels permet de confirmer la pertinence du savoir-faire et l’expérience professionnelle du consultant avec la solution ERP en question.

Rôle et responsabilités d’un consultant ERP

Le consultant, expert dans son domaine d’activité, doit poser un diagnostic, rechercher et proposer des solutions pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise ou de l’organisation grâce aux meilleures pratiques d’affaires. À ce titre, il est présent à chaque étape du projet ERP et peut intervenir pour :

• Conseiller l’entreprise dans le choix de son futur ERP en fonction des enjeux de l’entreprise et des besoins des utilisateurs ;
• Analyser et auditer les processus de gestion existants et mettre en place le cahier des charges du projet devant permettre de produire plus tard la charte de projet, les spécifications fonctionnelles, et autres documents de projet ;
• Procéder à la refonte des processus de l’entreprise en les adaptant à l’ERP ;
• Paramétrer et tester l’application en fonction des besoins fonctionnels exprimés ;
• Déterminer les fonctionnalités manquantes au logiciel et en assurer leur développement ;
• Mettre en place le plan de tests des fonctionnalités et des processus intégrés avec le client ;
• Animer des sessions de formation des utilisateurs, visant l’adoption de l’ERP ;
• Assister le client au moment du déploiement et du démarrage de l’exploitation de l’ERP.

Le consultant ERP assure aussi une forme de service après-vente au cours des mois suivant la mise en place d’un système ERP pour garantir une bonne transition.

Sélection d’une firme de consultants en ERP

Quoiqu’aujourd’hui les ERP sont un outil essentiel à la bonne gestion des organisations, ils ont la réputation d’être difficiles à sélectionner, implanter et à adopter à long terme. Cependant, lorsque vous avez une bonne procédure en place, une excellente équipe et beaucoup de soutien, vous pouvez arriver à créer des petits miracles dans le déploiement de votre solution ERP.

Les ERP s’adaptent très bien aux façons de travailler et aux besoins spécifiques des utilisateurs, il suffit d’être bien entouré pour soutirer le meilleur de leurs performances.

Pour y arriver, la prise en main de la technologie passe avant tout par l’humain derrière, on parle ici de l’organisation à laquelle appartient le consultant ERP. Aucun ERP ne sera utilisé à son plein potentiel si un choix judicieux n’est pas effectué lors de la sélection d’une firme de consultants en ERP.

Le consultant ERP représente en général une firme ou une équipe de consultants spécialisés dans une ou plusieurs industries et qui inclut une équipe de projet, une équipe technique et des ressources financières. Tout ce qui est nécessaire pour l’implantation d’un ERP. La firme de consultants en ERP garantira le succès de l’implémentation de votre ERP grâce à une communication adaptée et adéquate. Elle prendra en compte vos besoins, vos problèmes, vos contraintes, vos habitudes et les spécificités de votre industrie afin de vous aider à implanter un ERP, une solution complète et puissante.

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