Article publié sur le site www.directioninformatique.com
Le Groupe Créatech
Cette chronique vous présente l’importance de bien définir les besoins dans le domaine des progiciels de gestion intégrés (ou ERP pour « Enterprise Resource Planning ») et de choisir le système qui convient le mieux.
Un projet crucial
Le marché des ERP, dont les bénéfices ne sont plus à démontrer, est divisé en trois catégories. Le premier est celui des systèmes les plus complexes et coûteux (600 000 $ et plus, tout compris), le deuxième est celui des logiciels de moyenne taille (100 000 $ à 600 000 $) et le troisième, celui où l’on trouve les systèmes les plus simples et économiques (moins de 100 000 $).
Nous voyons que ces systèmes peuvent exiger des investissements importants, et leur implantation présente des risques potentiellement considérables qu’il faut soigneusement éviter, d’autant plus qu’un ERP demeure généralement en place pendant cinq à dix ans, si ce n’est davantage.
Afin de maximiser les chances de succès, il est donc essentiel de bien établir les besoins de l’organisation et de choisir le bon progiciel avant de l’implanter correctement avec des partenaires qualifiés.
Bien établir les besoins
Avant tout, il faut définir les besoins de l’organisation, à la fois aujourd’hui et dans l’avenir prévisible, en fonction de paramètres comme la situation actuelle de l’entreprise, l’état des meilleures pratiques et les principales tendances dans le secteur où elle œuvre, sa situation concurrentielle ainsi que sa capacité d’investir et d’assimiler le changement.
Un bon plan directeur informatique, en prise directe avec la stratégie de l’entreprise, permet de s'assurer que les orientations technologiques soutiennent et favorisent la croissance de l'organisation. Un plan directeur est donc un atout important pour réussir la mise en place d’un ERP, qui devient généralement la pierre angulaire des actifs informatiques d’une organisation.
S’il n’y a pas de plan directeur, il faut soit en élaborer un au préalable, soit faire au moins une étude des besoins en matière de ERP. De plus, un réalignement des processus dans l’entreprise est souvent nécessaire avant de passer à la sélection du progiciel et des partenaires d’implantation.
Choisir le bon progiciel
Lorsque les besoins sont connus, on peut passer à l’étape de sélection du progiciel.
Pour choisir le bon ERP, il faut suivre une démarche rigoureuse qui s'appuie sur une bonne analyse des besoins et des solutions disponibles, sur des critères de sélection adéquats ainsi que sur une équipe de sélection aguerrie. Cette équipe doit être constituée des meilleures ressources internes et externes disponibles, afin de disposer d’une connaissance approfondie des besoins et de la stratégie de l’entreprise ainsi que des meilleurs progiciels sur le marché.
Une tendance bien naturelle consiste à choisir la solution la moins chère. Est-ce une démarche logique? En apparence seulement, car un trop grand souci d’économie peut causer de sérieux problèmes si l’entreprise connaît une bonne période de croissance ou si elle affronte des concurrents de plus grande taille qui se sont déjà dotés de systèmes plus puissants. Par exemple, une entreprise de moyenne taille peut se laisser tenter par le faible coût d’un petit progiciel de catégorie trois, alors qu’elle aurait plutôt immédiatement besoin d’un progiciel intermédiaire de catégorie deux, si ce n’est même à brève échéance d’un des ERP de catégorie un.
Si l’on choisit un progiciel qui n’est pas assez puissant, le risque est évident : perdre son investissement et être obligé de tout recommencer d’ici cinq ans, ce qui n’est bon ni pour une entreprise ni pour une carrière!
L’importance de sélectionner un progiciel de bonne catégorie
Chose étonnante et fort peu connue, dans une entreprise de moyenne taille, les ERP les plus puissants, de catégorie un, peuvent maintenant coûter seulement 10 ou 25 p. cent plus cher qu’un système de moyenne taille qui se situe au niveau deux. La raison de ce faible écart est que les licences d’utilisation de ces progiciels ne représentent qu’environ 25 p. cent du coût total du projet et que les frais de mise en place sont nettement plus bas qu’auparavant, grâce aux méthodes d’implantation rapide que les meilleurs intégrateurs de ERP appliquent maintenant.
L’avantage de choisir un système d’assez bon niveau pour les années à venir est que plus le progiciel est puissant, plus il permet de mettre en place les meilleures pratiques d’affaires rapidement. En effet, les progiciels plus puissants offrent une plus grande richesse de fonctions, de meilleures possibilités de configuration et d’adaptation, un choix plus attrayant de meilleures pratiques ainsi qu’un meilleur potentiel d’évolution future, et ceci pour la simple raison que les ressources de recherche et développement qui leur sont consacrées sont plus importantes.
Bien implanter un ERP
Une fois que le bon progiciel a été choisi, il faut décider comment celui-ci sera mis en place. Il y a en effet davantage de mauvaises que de bonnes manières d’implanter un ERP!
