Article publié sur le site lesaffaires.com
Le Groupe Créatech
L’un des plus imposants défis concernant la planification stratégique des technologies de l’information des organisations est sans aucun doute la sélection d’un logiciel de gestion intégré. Lorsqu’une entreprise prend la décision de revoir son infrastructure, de mettre à jour sa plateforme technologique ou même de changer son modèle d’affaires, le processus de sélection de logiciel devient crucial. Afin de doter l’entreprise des meilleurs outils possibles, le gestionnaire des technologies doit être à l’affût des besoins de tous, c’est-à-dire la haute direction, les unités d’affaires et les utilisateurs. De plus, la vision stratégique de l’organisation (incluant le plan directeur informatique) vient ajouter un facteur de plus à la liste des nombreuses considérations.
Il est possible d’y voir clair et d’assurer la mise en place d’une solution qui répond aux attentes de tous. Ne cherchez pas la pilule magique; la solution est dans la méthode! Il ne suffit pas de rédiger un appel d’offres et de comparer les réponses, même avec un système de pointage des plus sophistiqués. Il est très important d’utiliser une méthodologie claire qui inclut la participation des unités d’affaires de l’organisation, par l’entremise des utilisateurs clés.
Avant tout, il faut s’assurer de mettre en place les éléments gagnants pour réaliser ce type de projet. Trois points majeurs sont à noter : toujours impliquer tous les groupes de l’organisation qui seront affectés par le changement, avoir un chargé de projet d’expérience et bien connaître le marché et les caractéristiques principales des solutions possibles. Seul, l’analyste informatique ne pourrait faire le meilleur choix. Il faut donc rassembler les bonnes compétences à l’intérieur d’un comité de sélection multidisciplinaire de cinq à dix personnes, selon la taille de l’organisation. Les membres de ce groupe seront mis au parfum des enjeux et des raisons d’être de leur comité. L’implication directe des utilisateurs de la solution à choisir est certainement le facteur de succès le plus important. Avec l’encadrement d’un bon chargé de projet et avec l’aide d’analystes d’affaires d’expérience, le processus est sur la bonne voie.
Évidemment, chaque membre du comité voudra défendre les intérêts de son unité d’affaires. En étant exposé aux réalités opérationnelles des autres groupes de l’entreprise, les membres comprendront l’importance du consensus. Par contre, il faut garder en tête le but premier qui vise à choisir une solution qui répondra à des objectifs d’affaires précis. C’est alors que le niveau d’expérience du chargé de projet prend toute son importance, surtout lorsque le contexte tend à devenir politisé. Bien que l’arbitrage et la négociation n’aient été incluses dans sa description de tâches, le chargé de projet d’expérience saura comment suggérer ou proposer des compromis pour arrimer les besoins de tous et ainsi créer un portrait réaliste des besoins de l’organisation.
Le comité de sélection aura donc dressé une liste des besoins de l’entreprise qui deviendra, après quelques itérations et une pondération sérieuse et réaliste, la fondation de l’appel d’offres. Une bonne compréhension des besoins fonctionnels va ainsi permettre la création des critères de sélection. Le groupe des technologies, ultime responsable pour mettre en place et supporter la solution choisie, devra concevoir la liste des besoins techniques et des impératifs technologiques. Il ne reste qu’à envoyer les informations aux fournisseurs potentiels.
Notez bien qu’il est crucial de bien connaître les technologies disponibles, les revendeurs et les intégrateurs de ces solutions. Une présélection efficace des solutions potentielles permettra des économies substantielles de temps et d’argent. L’ampleur de l’investissement que l’organisation s’apprête à faire dicte le niveau de confort désiré et la longueur de la liste de solutions à évaluer.
Essentiellement, les trois facteurs énumérés forment la base d’une méthodologie bien structurée. Plusieurs organisations décident d’utiliser les services de conseillers experts pour les aider dans une première démarche ou même pour gérer le projet de sélection en entier. La présente méthodologie peut s’appliquer à divers types de projets de sélection, et non seulement pour un logiciel de gestion intégré (ERP), mais également pour une solution de gestion de la relation clientèle (CRM) ou une solution de gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM). L’important c’est d’avoir le dévouement de tous les gens impliqués et d’être confortable avec les échéanciers.
