Intégration de la division Lise Watier Cosmétiques dans le système JD Edwards de Groupe Marcelle

Résultats impressionnants

• Arrimage des processus d’affaires de la division Lise Watier à ceux de Groupe Marcelle
• Respect d’un échéancier très serré
• Changements effectués en toute conformité des exigences de Santé Canada

Groupe Marcelle est un chef de file canadien dans l’industrie des cosmétiques. Adoptant des standards élevés de qualité et d’excellence, sa mission consiste à offrir des accessoires, du maquillage et des produits pour le soin de la peau hypoallergènes pour les quatre marques suivantes : Marcelle, Lise Watier, Annabelle et CW Beggs & Sons.

Défis et objectifs

En voie d’acquérir Lise Watier Cosmétiques et avant toute annonce officielle, Groupe Marcelle devait s’assurer de prévoir chaque étape d’intégration des opérations de sa future division dans JD Edwards. Outre la complexité de la transaction elle-même et un échéancier serré, cette transition comportait certains défis, dont :

• La confidentialité

  Groupe Marcelle avait un accès limité aux renseignements concernant Lise Watier Cosmétiques, ce qui a compliqué la préparation de certains volets du projet d’intégration. Cependant, une approche structurée et éprouvée s’imposait puisqu’il fallait éviter la moindre fuite d’information.

• La complexité de la transaction

  Groupe Marcelle possédait déjà une excellente équipe informatique à l’interne, mais l’entreprise souhaitait se doter de ressources ayant l’expérience des intégrations d’entreprise dans JD Edwards. Pour cela, elle devait se tourner vers un soutien externe, puisque le type d’opération que l’entreprise s’apprêtait à faire sortait du cadre de ses pratiques courantes.

Plusieurs enjeux devaient aussi être considérés avant d’entreprendre ce projet. Groupe Marcelle visait, entre autres, à:

• disposer d’un système de courriel unique, projetant l’image d’une entreprise unifiée;
• conserver la performance de son système et la sécurité des accès;

Vers l’intégration de deux systèmes

Le but principal poursuivi était d’intégrer sur une seule solution ERP (Enterprise Resource Planning), les clients, les produits et les fournisseurs, afin de gérer efficacement les opérations de l’ensemble des divisions du Groupe Marcelle. Les utilisateurs devaient s’approprier un système unifié et à long terme, de même qu’être en mesure de contribuer à son amélioration. L’intégration des deux systèmes de gestion de l’information permettrait donc à l’entreprise de se doter :

• d’une méthode unifiée;
• d’outils communs;
• de connaissances partagées.

Heureusement, depuis de nombreuses années, Lise Watier Cosmétiques fonctionnait aussi avec JD Edwards. L’utilisation du même ERP, même si les versions déployées différaient, a nettement facilité l’intégration de la nouvelle division. Le format similaire des tables de données a représenté un avantage important qui a permis l’automatisation de la conversion des données.

Déjà fort appréciée chez Groupe Marcelle, la flexibilité de JD Edwards permettait de bâtir une solution adaptée aux besoins d’affaires et convenant à chacune de ses divisions, dont la gamme de produits Lise Watier.

Pourquoi Talan?

Groupe Marcelle visait l’arrimage des processus d’affaires de sa nouvelle division avec ses propres processus, tout en s’appuyant sur les meilleures pratiques soutenues par JD Edwards. Déjà partenaire de Talan, Groupe Marcelle a perçu une nette plus-value en collaborant avec des experts possédant de l’expérience en matière de transactions d’acquisition. Les ressources de Talan ayant également soutenu Lise Watier Cosmétiques depuis de nombreuses années avaient une connaissance des processus d’affaires des deux entreprises, ce qui venait ajouter une richesse non négligeable pour assurer une intégration harmonieuse.

C’est ainsi qu’avant le lancement du projet d’intégration lui-même, Talan a préparé un plan de match qui devait se concrétiser rapidement dans le système. Ainsi, dès le premier jour de l’acquisition, le jumelage des entreprises a été effectué pour que les numéros de taxes et le logo du Groupe Marcelle apparaissent sur les documents officiels, comme les factures envoyées aux clients de sa nouvelle division.

Enjeux clés

Avant son acquisition, Lise Watier Cosmétiques desservait certains clients et faisait affaire avec des fournisseurs avec qui Groupe Marcelle n’avait pas encore de lien. Cela se reflétait directement sur le suivi des comptes recevables et payables. Les numéros identifiants de la division ayant été modifiés, il fallait s’assurer de la continuité des services à tout moment, au cours de la transition.

Grâce à l’intégration réussie des opérations des deux entreprises sous le système ERP de Groupe Marcelle, les activités de la nouvelle division se sont poursuivies à la hauteur du service attendu par la clientèle.