La croissance de Fleetspec s'envole grâce au partenariat entre NetSuite et Talan

Il y a 3 ans, l’entreprise manufacturière et de distribution Fleetspec a choisi le progiciel NetSuite pour l’aider à soutenir sa croissance. La compagnie cherchait également à se remettre d’un premier essai infructueux dans l’automatisation de ses processus. Pour l’accompagner dans cette transition et redresser la barre, Fleetspec a fait confiance aux experts de Talan, et ne regrette pas son choix ! Nous vous dévoilons les coulisses d’une opération réussie. 

Fleetspec, une réputation solide

Entreprise familiale basée au Québec depuis plus de 25 ans, Fleetspec fabrique, réusine et distribue des pièces de remplacement de haute qualité pour les camions, les remorques et les véhicules commerciaux.
Ayant la sécurité à cœur, l’entreprise s’est spécialisée dans le contrôle-qualité, ce qui lui permet de proposer à ses clients des produits couverts par les mêmes garanties que celles des équipements d’origine, et ce, à des prix compétitifs. 

« Nous avons la réputation d’avoir des pièces de rechange de très haute qualité sur le marché », assure Mitchell Radowitz, responsable des opérations et du développement d’affaires au sein de l’entreprise qui opère au Canada et aux États-Unis.

« Nous avions besoin de mieux mettre en valeur cette réputation auprès de nos clients et de leur permettre d'accéder plus rapidement et plus facilement à nos pièces détachées pour poids lourds et remorques. »

Une croissance à soutenir… et un premier coup dans l’eau

Compagnie compétitive, l’entreprise a, au fil de sa croissance, ouvert de nouveaux entrepôts, ce qui a nécessité de changer la gestion administrative de la production. Jusque là épaulée du logiciel de comptabilité Quickbooks, l’entreprise gérait ses opérations en reposant sur de multiples fichiers Excel dont la mise à jour manuelle lui coûtait du temps et générait de nombreuses erreurs. 

Pour automatiser ses processus, un passage à un progiciel s’est donc imposé. Malheureusement, Fleetspec a été mal conseillée et s’est lancée dans une longue et pénible implantation d’un ERP qui ne lui convenait pas. Des modules trop complexes, conçus pour être gérés par des départements à part entière ainsi qu’un système de comptabilité inadapté ont fait du tort à l’entreprise de taille moyenne :

« C’était beaucoup trop compliqué pour nous. L’outil était destiné aux très grandes entreprises［...］Nous l’avons utilisé pendant 5 ans et ce fut un échec », regrette Mitchell Radowitz. « Dans un tel contexte, la décision de se relancer avec un autre progiciel n’était pas sans risque pour Fleetspec ».

Choisir le bon partenaire

L’entreprise a cependant sauté dans le vide avec courage, tout en s’assurant de bien s’entourer pour ne pas manquer ses objectifs. 

Dans sa quête d’un ERP taillé à sa mesure, Fleetspec a jeté son dévolu sur NetSuite, un logiciel sur lequel notre expertise leur a été recommandée. C’est la prise de contact entre nos deux entreprises qui a entériné la décision de Fleetspec de travailler avec les experts de Talan.

« Talan semblait être une meilleure compagnie avec laquelle travailler, juste par la façon dont ils communiquaient avec nous. Ils étaient plus confiants et leur argumentaire de vente nous a convaincus que NetSuite pouvait être une solution pour nous. Et cela a été le cas. », confie Mitchell Radowitz.

Implémentation : des défis très spécifiques 

Le chantier s’est donc mis en branle, révélant plusieurs défis. 

Le principal d’entre eux était de refondre une comptabilité mise sens dessus dessous par l’ancien système, en prenant soin d’analyser ce qui fonctionnait et ce qui ne fonctionnait pas.

L’objectif était de transposer un système de comptabilité géré manuellement vers un système automatisé, et de centraliser les données relatives aux commandes à un seul endroit. Un enjeu crucial pour Fleetspec, notamment pour ce qui a trait aux coûts aux débarquements : « En tant qu’importateur, il était important pour nous de garder le curseur sur les expéditions entrantes. Elles sont un repère important dans la gestion quotidienne des opérations », explique le gestionnaire.

Il s’agissait aussi d’adapter le progiciel à un besoin comptable de niche — la reconstruction de produits et la prise de dépôt sur ceux-ci — sans avoir à construire de solution à part entière pour gérer cette réalité. 

Pour complexifier notre mission, la pandémie s’est déclarée la semaine même du lancement de NetSuite chez Fleetspec. L’implémentation a donc débuté dans les locaux de l’entreprise pour se poursuivre à distance.

Résultat : 5 belles victoires

La configuration des opérations comptables dans le progiciel a donné du fil à retordre à notre équipe, et nous avons dû revoir notre approche en cours d’implémentation afin de mener le client à bon port.

« Talan est restée à nos côtés jusqu’à ce qu’une solution soit trouvée, et est parvenue à transformer une situation difficile en une solution fonctionnelle », témoigne Mitchell Radowitz.

Les multiples commandes entrantes sont désormais centralisées en un seul endroit et permettent à Fleetspec d’émettre la facturation appropriée. « Nous pouvons savoir quel bateau est associé à une commande, et suivre n’importe quel produit grâce aux dates d’expédition et de débarquement », reprend le gestionnaire. 

Nous avons également trouvé le moyen de nous adapter à la réalité opérationnelle du client, tout en utilisant les modules Netsuite « Talan a su trouver une solution sur base de l’outil choisi sans devoir le modifier agressivement », souligne-t-il.

La production de relevés plus précis obtenus rapidement et envoyés électroniquement a également permis à l’entreprise de renforcer les relations clients tout en réduisant l’émission de papier et l’espace nécessaire au classement des documents.

De plus, la prise en main du logiciel par Fleetspec, progressive, se solde par un gain de temps dans les opérations grâce à l’ergonomie intuitive de l’outil « tout est cliquable et plus facile à trouver, nous pouvons voir comment les éléments et les transactions sont connectés les uns aux autres », reprend Mitchell Radowitz.

L’entreprise peut par ailleurs se fier entièrement aux données véhiculées par le système, ce qui n’était pas le cas auparavant.  L’équipe de développement de Talan a, en effet, personnalisé l’outil afin d’automatiser un processus clé de remplacement de pièce, permettant ainsi de sauver beaucoup de temps et d’avoir des données fiables et en temps réel.

En résumé, notre collaboration avec Fleetspec dans l’implémentation de NetSuite se conclut, trois ans après son lancement, par 5 belles victoires :

• Un système comptable performant
• Des données centralisées et fiables
• Un outil adapté à la réalité d’une industrie de niche
• Des relations client renforcées
• Un gain de temps dans les opérations

Et pour ne rien gâcher, les revenus de l’entreprise n’ont cessé de croître depuis l’adoption du progiciel. 

« C’est une courbe d’apprentissage, mais l’outil répond très bien à nos besoins : nous pouvons désormais optimiser notre travail sans nous inquiéter de la fiabilité des données. En sommes, nous laissons le système faire son travail », témoigne Mitchell Radowitz qui s’est désormais lancé avec son équipe dans l’implémentation de NetSuite Commerce.

Un élan qui témoigne de la force de notre accompagnement et dont Talan se réjouit ! Grâce à l’excellente compréhension des besoins d’affaires de nos clients, nous sommes fiers de faire de chaque projet d’implantation un véritable succès.